안녕하세요! 지난번 호텔 HDC의 문서중앙화 솔루션사용 현황을 자세히 알아보았는데요.

오늘은 두 번째 시간으로 HDC 리조트의 문서중앙화 솔루션 사용 현황과 다양한 이야기를 들어보겠습니다!

 

오늘 알아볼 사이버다임의 고객사 HDC 리조트는 HDC 현대산업개발의 계열사로 1992년에 설립되어 국내 최고 수준의 대자연 속에 고품격을 갖춘 웰니스 리조트 파크로쉬, 골프&리조트 오크밸리, 아이파크 콘도를 운영하며 종합레저산업을 이끌고 있습니다. 

 

HDC 리조트는 보안솔루션으로 DRM을 사용하고 계셨는데요. DRM 사용에 대한 복호화 처리 등 사용자들의 불만 속에 보안과 협업에 업무 효율을 높이기 위해 사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 선택하셨습니다.

 

호텔 HDC는 문서중앙화 정책은 사용하고 있지만 (모든 문서가 중앙 서버에만 저장) 외부 반출의 경우는 반출 승인 프로세스 없이 자유롭게 사용해 대용량 문서의 공유나 실시간 데이터 업데이트를 이용하면서 편리한 협업 환경을 만들고 계셨죠! 반면, HDC 리조트는 호텔 HDC와 다른 정책을 이용해 보안에도 집중해 외부로 반출되는 문서는 물론 내부에서 사용하는 문서에 대한 유실, 유출에 대해서도 안전하게 관리하고 계시는데요. 

 

같은 계열사 내에서도 문서중앙화 솔루션을 보안 솔루션으로, 협업 솔루션으로 다르게 사용하는 모습이 정말 인상 깊었던 이번 인터뷰, HDC 리조트는 어떻게 문서중앙화 솔루션을 사용하고 계시는지 함께 보시죠!

 

 

✔ HDC 리조트의 고민

사용자 편의를 위한 파일 암호화/복호화 불편 해소

외부 반출 데이터의 보안 관리 시스템 필요

협업을 위한 자유롭고 안전한 공유 플랫폼 필요 

 

✔ 문서중앙화 솔루션도입 성과

번거로웠던 암호화 복호화 과정을 거치지 않아도 문서 권한 관리가 가능해졌습니다.

중앙으로 수집되는 모든 데이터로 문서 유실 방지가 가능해졌습니다. 

외부로 반출되는 문서를 쉽게 관리하고, 유출은 막았습니다. 

 

 

 

 

 

HDC 리조트, 문서중앙화 솔루션구축 스토리

 

1. "문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?"

 

리조트는 DRM을 도입해 오랫동안 사용하고 있었습니다. DRM도 꼭 여러 니즈가 있어서 사용했던 것이 아니라, 공공기관에서  문서 관리 플랫폼도 있어야 된다 매출에 비해 데이터 관리가 너무 무방비하다는 내용을 지적해서 도입해서 꽤 오랫동안 사용했습니다. 말 그대로 암호화시키고 그다음에 반출할 때 복호화 해서 풀어서 내보내고 이런 아주 심플하게만 썼기 때문에 불편함을 느끼면서도 그냥 사용하고 있었죠. 

 

그런데, DRM에 대한 불만은 경영진에게서 나왔는데, 빠르게 업무를 처리해야 함에도 직원들이 실수로 암호화된 파일을 경영진에 보내주고 업무를 보려고 할 때마다 복호화가 되지 않아 에러가 발생하는 상황이 많이 발생하다 보니 문서의 보안 기능을 가지면서도 편리하게 사용할 수 있는 제품이 없나 하던 도중에 호텔 HDC에서 사이버다임 제품을 도입하게 되고 리조트에도 자연스럽게 문서중앙화 솔루션을 소개하게 된 거죠. 호텔에서 문서중앙화 솔루션을 도입해 사용해 봤으니까 좀 더 리조트에 맞게 설명이나 제안을 할 수 있던 상황이 있었던 것 같아요. 

 

 

2. 문서중앙화 솔루션 도입 전, DRM을 사용하셨는데요. 해당 시스템에서 문서중앙화 솔루션으로 변경하신 이유가 있으실까요?

 

조금 전 인터뷰에서도 설명드렸듯이 사용상 불편했던 부분이 있었고, 암호화/ 복호화 하는 것 이외에는 큰 특징이 없어 내부적으로는 보안 기능이 부족하다고 느꼈습니다. 게다가 DRM은 유지 보수 비용이나 빌드업비용이 부담이 컸기 때문에 다양한 보안 기능과 협업이 가능한 문서중앙화 솔루션 도입을 검토하게 되었습니다.

 

사용하는 환경은 동일하고 시스템이나 틀 구조는 전부 그대로인데 유지 보수 비용만 더 추가되는 상황이었어요. 윈도우나 다른 시스템이 업데이트될 때마다 비용을 지불하고 업데이트해야 되니까 부담이 많이 됐죠. 리조트에서 문서중앙화 솔루션을 도입할 때는 비용적으로도 도입 비용이 조금 부담 되었으나 장기적으로 보았을 때  이점이 많은 것 같아 문서중앙화 솔루션을 도입했습니다. 

 

 

 

  

HDC 리조트 만의 특별함을 소개합니다! 

 

1. HDC 리조트만의 문서중앙화 솔루션 활용 현황을 말씀해 주신다면? 

 

반출 승인 프로세스 사용, 신청자에 한해 워터마크 2주 해제 기능 : HDC 리조트는 문서중앙화 정책을 사용하고, 반출 승인 프로세스도 사용하고 있습니다. 호텔은 문서의 외부 반출 시 승인이 필요 없는 정책을 사용하고 있어 자유로운 협업과 공유가 가능한 플랫폼으로 문서중앙화 솔루션을 사용하는데 반해 리조트는 문서중앙화 솔루션 사용 인원도 많고 중요 파일을 관리하는 부서도 사용하기 때문에 보안을 강화하는 정책으로 관리하고 있죠. 

 

반출 승인 프로세스의 권한 부여자는 거의 팀장이고요. 팀마다 조금씩 다르긴 한데 오히려 제 막내 친구한테 주는 팀도 있어요. 권한을 내근직을 주로 하시는 분들에게 주기도 하고요. 이력이 모두 기록되니 승인 반출을 굳이 팀장님이 하지 않아도 안심하고 사용할 수 있죠. 실제로 DRM을 사용할 때 암호화와 복호화 승인 프로세스를 경험해 보셨던 분들이라 반출 승인도 복호화 권한과 비슷하게 판단하시는 거예요. 팀별로 유연하게 사용하고 있습니다.

 

특별하게 사용하는 건, 승인을 받은 사람에 한해서 2주간 워터마크를 해지할 수 있게 그룹에 넣어주고 2주 되면 자동으로 빼 주고 이렇게 체계를 잡은 거예요. 저희가 관공서나 제출서류 같은 경우에는 워터마크 제거가 필요하거든요. 속초나 정선에서도 워터마크 해제가 필요하면 전자 결재 올려서 승인받은 사람만 등록해 편리하게 사용할 수 있도록 하고 있습니다. 

 

2. 문서중앙화 솔루션 기능 중 가장 필요했던 기능을 말씀해 주신다면? 

 

리조트는 호텔보다 데이터 축적이 더 필요한 상황이었어요. 수년간 연혁이 굉장히 오래됐는데 중간에 한솔이라는 회사가 소유를 하고 있었거든요. 그러던 중 다시 또, 지금 회사가 다시 인수하고 이러면서 그 이력이나 데이터가 거의 유실됐어요. 그래서 유실에 대한 우려가 굉장히 많았고요. 실제 퇴사자들의 업무 문서가 유실되는 케이스가 있다 보니, 모든 정보가 서버에 저장되는 문서중앙화 솔루션 본연의 기능이 매우 중요했죠. 

 

또, 모아진 정보에 권한만 변경해 주면 파일 권한이 모두 다음 담당자에게 부여되니 인수인계를 별도로 하지 않아도 필요한 파일과 정보를 전달할 수 있다는 점도 큰 장점입니다. 게다가 재택근무에서도 사용할 수 있고, 유실되기 쉬운 도면 데이터도 회사의 자산으로 모을 수 있어서 만족합니다. 

 

3. 문서중앙화 솔루션도입 후, 사용자들의 불만은 없었나요?

 

아예 제로베이스에서 시작한 사람들은 새로운 걸 교육하면 바로 적용이 되는데, 호텔 케이스와는 다르게 리조트는 다른 시스템을 썼던 경험 때문에 이질감을 더 느끼면서 사람들이 "DRM은 이렇게 하면 되는데?" 하면서 달라진 환경에 거부감을 느끼고 불만 여론이 좀 있었어요. 하지만 도입한 프로그램에 다들 적응하게 되고 익숙하지 않은 부분들은 사이버다 기술 지원 센터에 연락해 필요한 조치를 받으며 불만을 해결해 나갔습니다. 조금 불편하더라도 문서중앙화를 통해 데이터를 잃지 않는다는 점에서 매우 좋죠.

 

기술 지원팀에게는 항상 많은 도움 주셔서 감사하고 앞으로도 잘 부탁드린다는 말씀을 전하고 싶네요! 

 

4. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 업무에서 달라진 부분이 있다면 무엇이 있을까요?

 

1) 문서중앙화 솔루션으로 회사의 모든 정보 자산화

기존에는 유실되거나 유출되는 문서가 있다고 해도 확인할 방법이 없고, 관리도 어려웠습니다. 하지만 지금은 모든 문서가 서버에 저장되니 문서 유실에 대한 위협을 많이 줄이게 되었죠. 사업 개발실이라고 토목 공사 건축이나 건설 쪽 업무를 하고 계세요. 건축 도면 건설 도면 이런 거를 많이 사용하시는데 일반 업무 문서뿐 아니라, 이미지, 도면 파일과 같은 데이터도 서버에 저장되어 기업의 자산으로 보호할 수 있다는 점이 좋습니다. 

 

2) DRM보다 편리한 문서 보안 관리

도입 이유와 같이 DRM을 사용할 때 암호화/복호화 담당이 따로 있었고, 사용할 때에도 복호화 키가 없는 분에게 암호화된 파일을 전달해 오류가 발생하거나 하나하나 복호화 과정을 거쳐 전달하는 불편함이 있었습니다. 내부에서도 사용상 어려움이 있어서 문서중앙화 솔루션을 도입했는데 권한만 부여하면 파일이나 폴더의 보안을 지키면서도 권한이 있는 사람은 편리하게 사용할 수 있어 업무 효율이 높아졌습니다. 

 

3) 재택근무에서도 끊김 없는 업무환경

재택근무에서도 승인 절차를 활용해 외부로 나가는 문서나 공유해야 하는 문서를 관리자가 체크할 수 있고, 메일로 주고받으면서 진행했던 업들은 부서 폴더를 이용해 공유하기 때문에 불필요한 과정이나 활동이 필요하지 않아 업무에 조금 더 집중할 수 있는 환경이 된 것 같습니다. 

 

5. 문서중앙화 솔루션을 추천하신다면, 어떤 산업 군에 추천하고 싶으신가요?

 

특정 산업 군을 구분할 필요 없이 모든 회사에서 유용하게 사용할 수 있다고 생각합니다. 단, 외부 반출 승인에 대한 반출 프로세스는 도입 기업에서 다양하게 적용할 수 있는 옵션이 있으면 좋을 것 같습니다. 반출 프로세스의 구성이 조금 더 다양해지고 선택할 수 있는 옵션들이 생긴다면 모든 산업 군에서 활용이 가능하고 유용한 플랫폼이 되지 않을까 생각합니다.

 

 

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