안녕하세요! 오늘은 문서중앙화 솔루션을 사용하시는 고객사인 HDC 그룹의 호텔 HDC와 HDC 리조트의 문서중앙화 솔루션을 관리하시는 김명준 매니저님과 인터뷰를 진행해 보면서 문서중앙화 솔루션 사용 현황과 다양한 이야기를 들어보았습니다. 호텔 HDC와 HDC 리조트는 문서중앙화 솔루션을 어떻게 사용하고 계실까요? 사용 환경이 비슷해 보여도 서로 다른 정책으로 문서중앙화 솔루션을 사용하고 계신다고 합니다. 이번 블로그에서는 호텔 HDC의 소식을 먼저 소개해 드리겠습니다! 

 

오늘 알아볼 사이버다임의 고객사 호텔 HDC는 HDC현대산업개발의 계열사로 2005년에 설립되어 세계적인 하얏트 체인의 최고급 브랜드 호텔인 파크 하얏트 서울, 파크 하얏트 부산을 운영하고 있습니다. 고객의 기억에 오래도록 남는 경험을 제공한다는 목표로 차별화된 서비스를 제공하고 있는 호텔 HDC입니다. 호텔 HDC는 문서중앙화 정책은 사용하고 있지만 (모든 문서가 중앙 서버에만 저장) 외부 반출의 경우는 반출 승인 프로세스 없이 자유롭게 사용해 대용량 문서의 공유나 실시간 데이터 업데이트를 이용하면서 편리한 협업 환경을 만들고 계시는데요.

 

호텔 HDC는 어떻게 문서중앙화 솔루션을 사용하고 계시는지 자세히 알아보겠습니다! 

 

✔ 호텔 HDC의 고민

스마트 오피스에서 사용할 수 있는 데이터 공유 플랫폼이 필요

불필요하게 쌓이는 데이터 관리와 업무 문서의 자산화 필요

 

✔ 문서중앙화 솔루션도입 성과

자유로운 협업 플랫폼으로 실시간 문서 공유가 가능해졌습니다. 

갑작스러운 재택근무에도 자연스러운 업무가 가능해졌습니다.

PC 고장과 같은 물리적인 사고에도 데이터 손실을 방지할 수 있게 되었습니다. 

 

 

 

 

호텔 HDC, 문서중앙화 솔루션 구축 스토리

 

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?

 

2020년 2월 3일부터 스마트 오피스 도입 후 데이터 공유 플랫폼 도입에 대한 니즈가 커졌습니다.  근무시간은 7-10시 사이에 출근하고 알아서 9시간을 근무하는 시차출퇴근제를 사용하고 있습니다. 지정 좌석을 없애고 출퇴근 시간도 유연하게 하다 보니, 직원들이 다 흩어져 있고 누가 오늘 출근했는지 서로 다 알 수 없어 업무 파일을 공유하는데 어려움을 느껴 공유 플랫폼에 대한 니즈가 더 생긴 것 같습니다. 추가로 직원 간 협업 시, 수시로 메일로 문서들을 주고받으며 불필요한 과정과 데이터들이 쌓여가고 있다고 판단했고, 이를 해결하기 위해 클라우드 형태의 공유 플랫폼을 알아보다가 사이버다 문서중앙화를 도입하게 되었습니다.

 

2. 사이버다임의 '문서중앙화 솔루션'을 선택하신 이유가 궁금합니다.

 

레퍼런스 체크를 많이 했는데요. 타사, 경쟁사에 비해서 실제로 대기업들이 많이 쓰는 플랫폼이더라고요 …! 호텔 케이스만 봤을 때는 역시나 팀장님의 역할이 컸죠. 호텔 쪽 리조트 쪽 이쪽은 다른 업계보다 좀 더 폐쇄적이에요. 그래서 데이터는 무조건 내부 안에서만 쓰게 하고 절대 외부 반출 안 되는 그런 폐쇄적인 시스템을 사용하고 있는데, 팀장님이 좀 이렇게 표현해도 되나 구수하고 친절하게 잘 가르쳐 주셔서 새로운 프로그램을 도입하는데 어려움 없이 진행할 수 있었던 것 같습니다. 팀장님이 시스템에 대해 세세하게 알려주셔서 정말 큰 도움이 됐어요.

 

 

 

 

호텔 HDC만의 특별함을 소개합니다! 

 

1. 자유로운 협업과 공유 플랫폼으로 활용하는 HDC 호텔의 문서중앙화 솔루션​​​​​​​ 사용기를 알려 주세요.

 

HDC 호텔은 문서의 외부 반출 시 승인이 필요 없는 정책을 사용하고 있어 자유로운 협업과 공유가 가능한 플랫폼으로 사용하고 있습니다. 사업장은 호텔이 있고 본사 조직은 법인 업무를 보는 직원들만 주로 사용하고 있는데 크게 두 개의 부서에서 나눠서 쓰고 있어요. 경영기획실 그다음에 사업 개발실 이런 식으로 구분해서 그 안에 밑에 직원들이 서로 자기 부서 내 파일들을 데이터를 축적하면서 지금은 잘 쓰고 있어요. 가장 큰 차이는 여기는 리조트와 다르게 승인 프로세스를 안 쓰고 있어요. 정말로 자유롭게 공유만 하고 있습니다. 지금은 데이터 수집과, 데이터 셰어 과정들을 조금 더 줄이고 효율성을 높이면서 업무를 볼 수 있다는 점에 저희가 큰 의미를 두고 사용하고 있습니다.

 

2. 재택근무에서는 문서중앙화 솔루션 어떻게 이용하셨나요?

 

재택 근무 시 에이전트 설치로 손쉽게 업무용 PC로 바로 활용 가능하다는 점이 강점이죠. PC를 놓고 갔다거나 갑자기 코로나 걸려서 당장 오늘부터 출근 안 하는데 PC가 없을 때는 에이전트 설치하도록 안내해 주고 설치해서 업무 문서를 바로 활용할 수 있게 되면 '회사에 쓰던 거 그대로 다 있다'고 아주 좋아해요.  추가적으로, PC에 뭔가 문제가 생기거나 자기가 뭔가를 잘못했을 때 데이터 손실이 방지된다는 게 가장 큰 차이거든요. 그러니까 여기 직원들은 외부 반출 과정은 없지만 일단 문서를 중앙 서버 안에 넣어 놓으면 안전하다는 그런 사고방식이 이제는 생긴 거예요. 

 

안전하다는 느낌과, 물리적인 부분에서도 보안이 가능해졌다. 그 부분을 사용했던 직원들이 가장 추천을 하더라고요.

 

3. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 사용자들의 불만은 없었나요?

 

반출 승인 프로세스가 없다 보니 직원들이 전혀 거리낌 없이  생각하고 사용하기 시작했습니다. 도입 초기 일부 사용하기 익숙하지 않아서 나오는 일부 불만 이외에는 거의 불만이 없었고요. 당연히 중앙에 다 회사 서버에 집어넣는다는 생각으로 잘 사용해 주셨고, 제가 느끼기에는 2~3주 이내로 안정화가 되었다고 생각합니다. 도입 이후에 사용자분들이 드롭박스와 비슷하네? 더 좋은 거 도입했네? 이런 인식으로 바뀌었어요. 드롭박스나 웹하드의 경우 1기가 5기가 제한이 있는데 우리는 10테라 정도 사용한다고 설명하니까 되게 좋은 솔루션을 도입했구나! 하시면서 긍정적으로 인식을 가지셨습니다. 

 

4. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 업무에서 달라진 부분이 있다면 무엇이 있을까요?

 

1) 내부 URL 배포를 통한 문서 공유

기존에는 계속 메일로 문서를 주고받으며 진행했던 업무들이 부서 폴더를 활용하여 필요한 파일들을 손쉽게 공유하며 불필요한 과정은 생략하고, 유용한 데이터를 생성하는데 집중할 수 있게 되었습니다. 용량 제한도 없고 수정한 내용이 바로 반영되는 내부 URL을 사용해 업무 효율이 높아졌습니다. 

 

2) 필요한 파일의 단어 검색을 통한 손쉬운 파일 획득

필요한 문서가 있을 때 서버에서 검색하게 되면 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있어서 업무에 효과적이라고 생각해요. 저희가 자리가 지정되어 있지 않고 자유롭게 일하고 있어서 문서 하나하나 공유하기도 어려움이 있는데, 쉽게 참고 문서를 찾을 수 있어서 편리합니다. 

 

3) 직원들 간 자유로운 파일 공유

부서에서 또 소규모로 직원들끼리 권한을 서로 부여하면서 이렇게 셰어해서 쓰기도 하고 이제는 좀 더 직원들이 정말 유용하게 쓰는 그런 시스템이 된 거잖아요. 알아서 자기들끼리 문서 담당자하고 상의해서 폴더 체계도 자율적으로 만들고 사용하고 있어요. 또 공용 폴더 같은 경우는 신입사원이 들어왔을 때 숙지해야 할 사항이나, 업무에 필요한 파일을 확인하라고 알려주면 되니까 정말 편리합니다.

 

 

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