안녕하세요! 오늘의 인터뷰는 사이버다임 고객사이신 디자인 그룹 희오의 박상원 본부장님을 만나 뵙고 

인터뷰를 진행해 보면서 문서중앙화 솔루션을 어떻게 사용하고 계시는지, 희오만의 특별한 스토리를 들어보았습니다.  

 

디자인 그룹 희오는 디자인 초기부터 건축, 조경, 인테리어, 색채 등 각 건설사의 역사성과 지역성을 가지고 환경디자인을 계획하는 건축디자인 회사인데요. 

다양한 유형의 프로그램을 사용하시고 또 그만큼 다양한 문서가 생성되죠. 이번 인터뷰는 디자인그룹 희오 사옥에서 진행되었는데요. 

 

역시 건축디자인 회사인 만큼 사옥도 정말 멋지네요^_^ 문서중앙화 솔루션을 통해 디자인 파일, 오피스 문서 파일등 다양한 산출물은 어떻게 관리하고 계시는지 궁금한데요. 

자세한 인터뷰 함께 보시죠!

 

 

✔ 디자인그룹 희오의 고민

무분별한 사내 문서 유출 방지 필요

문서 유실 방지가 가능한 체계적인 문서 관리 필요

스마트 오피스 환경을 위한 협업 플랫폼 필요 

 

✔ 문서중앙화 솔루션 도입 성과

프로젝트별로 관리하니 참고 자료를 쉽게 찾아 사용할 수 있습니다.

내부 직원에 의한 문서 유출, 유실 위험이 사라졌습니다.

실수로 삭제한 문서를 되살릴 수 있어 편리합니다.

재택근무에서도 그대로 문서를 사용해 스마트 오피스가 가능해졌습니다.

 

 

 

 

디자인그룹 희오, 문서중앙화 솔루션 구축 스토리

 

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?

 

예전에 한번은 퇴사자한테 직원이 파일을 넘겨주는 사건이 있었어요. 그러니까 퇴사자가 가져가지 말아야 될 자료를 가져간 거죠. 본인 프로젝트면 저희는 자료를 드리는데 퇴사한 직원이 남아 있는 친한 직원을 통해서 “ 그 프로젝트 파일 좀 넘겨줘” 라는 요청을 했는데, 저희 직원이 웹하드에 보관되어 있는 다른 프로젝트 자료를 퇴사자한테 원본 파일을 넘겨 줬고, 자료가 유출이 됐던 경우가 있습니다. 그리고 또 문서중앙화가 필요하다고 느꼈던 때는 저희가 자료 유실이 있었어요. 특정 기간의 데이터가 한 번 날아간 적이 있어서 이러한 두 사건 때문에 문서중앙화 솔루션을 도입하게 되었습니다.

 

두가지 더 중요한 문제를 고르자면 유출 문제가 좀 더 심각하다고 생각을 했어요. 저희 직원들이 업무 자료를 가져가는데 그건 회사의 자산이잖아요. 자료를 마음대로 사용하는 것을 막고자 하는 것이 컸죠. 무엇보다 보안을 최우선으로 생각해서 앞으로의 데이터 유출을 막고자 도입을 했습니다.

  

2. 문서중앙화 솔루션 도입 전, 어떤 시스템으로 문서를 관리 하셨나요?

 

문서중앙화 솔루션을 쓰기 전에는 프로젝트별로 윈도우 서버를 사용했어요. 윈도우 서버를 사용했는데 윈도 서버도 불편한 점이 많더라고요. 오류도 많이 나고 하드웨어에 열도 많이 발생하고... 그리고 보안 기능이 없지 않습니까, 웹하드에 저장된 문서는 누구나 가져갈 수 있고 실제로도 가져가기도 하고요. 웹하드는 문서 보관만 하는 수준으로 사용했어요.

 

또, 서버를 자체적으로 관리하려면 관련 시설을 구축해야 하는데 저희 같은 조그만 회사들은 서버실이 따로 없었어요. 저희가 사옥으로 이사 오기 전에는 서버실이 없다 보니까 거기에 직원들의 출입 문제도 있었고 관리하는 전문적인 엔지니어가 없다 보니까 파일 서버가 오류가 나면 처리하는 데 한계가 있었죠.

 

3. 사이버다임의 '문서중앙화 솔루션'을 선택하신 이유가 궁금합니다.

 

사이버다임의 문서중앙화 솔루은 저희 사장님이 일단 어떤 장치를 마련하라고 지시가 내려와서 저희 경영지원팀에서 서치를 통해서 한 걸로 알고 있거든요. 그래서 문서 중앙화를 처음 알게 되었고 다양한 기능이 있어서 저희에게 딱 맞을 것 같았습니다. 영업 담당자분께서 한 번 방문을 해서 설명해 주셨고 바로 도입을 진행한 것으로 알고 있어요. 사이버다임은 홈페이지에 문서중앙화 솔루션에 대해 내용이 가장 쉽게 설명되어 있지 않았나 하고요 또 검색에서 최상위에 떠서 사이버다임 제품을 선택한 것으로 알고 있습니다.

 

 

 

 

디자인그룹 희오의 특별한 문서중앙화 활용기를 소개합니다!

 

1. 어떻게 문서중앙화를 활용하고 계신가요?

 

중앙화 정책을 사용하고 있습니다. 작성한 문서는 승인 이후에 반출이 가능합니다. 승인권자는 팀장급, 저 같이 본부장급 이상으로 한정되어 있어서 두세 사람 정도만 각 팀장이 승인 권한을 가지고 사용하고 있습니다. 저희가 본부장급으로 승인 권한을 한정된 이유가 사실 유출도 막는 것도 있겠지만 컨펌을 하기 위해서이기도 하죠. 저는 승인이 필요할 때 모바일 승인을 자주 이용합니다. 권한 관리의 경우는 개별적으로 문서 관리 권한 설정이 가능하지만 저희는 따로 그렇게 제한을 걸어두지는 않고, 프로젝트별로 폴더를 만들어서 관리하고 있습니다.

 

저희는 디자인 회사이다 보니까 어도비 파일, 오토캐드를 주로 사용하고 문서도 다양한데요. 모두 문서중앙화를 통해 중앙에 저장하고 있습니다. 또 거의 PPT 파일을 주로 보고할 때도 사용하는데 다양한 프로그램에서 생산되는 문서를 모두 중앙에 저장해 관리할 수 있어서 유출 방지가 가능한 점이 좋은 것 같아요.

 

2. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 업무에서 달라진 부분이 있다면 무엇이 있을까요?

 

1) 체계적인 레퍼런스 자료 관리

달라진 점이라고 하면 첫 번째로는 되게 체계적이게 파일 관리가 되는 것 같아요. 삭제, 실수로 유실되는 것도 방지할 수 있는 것이 좋습니다.저희는 다양한 자료를 수집하는 작업을 많이 하는데 레퍼런스 파일이나 프로젝트 파일을 필요할 때 찾기 어려웠어요. 지금은 모든 문서가 잘 정리되어 저장되어 있어서 업무도 빨라지고 너무 좋습니다.

 

2) 실수는 다시 원복, 관리가 쉬워졌어요.

파일 서버를 사용할 때의 일인데 실수로 폴더를 다른 폴더에 넣는 경우 파일이나 폴더를 찾기도 어렵고, 누가 넣었는지도 알 수 없었죠. 문서중앙화 솔루션을 사용한 뒤로는 누가 파일을 넣었는지, 어디에서 이동이 되었는지. 다 이력이 남으니까 만약에 사람이 실수를 하더라도 복구가 가능하고, 저희 직원들이 파일을 지우거나 삭제하거나 그럴 때도 삭제한 문서도 잘 정리가 돼 있어서 좋았던 것 같아요.

 

3) 인수인계 없이도 원활한 프로젝트 투입

저희는 개인 폴더를 사용하지 않고 프로젝트별로 폴더를 생성해 관리 합니다. 프로젝트 관련 문서가 한폴더에 있으니 퇴사자가 있어도 그 프로젝트에 권한만 있으면 새로 들어오시는 분을 업무에 바로 투입할 수 있어서 업무 공백이 없어졌어요. 업무 효율이 많이 높아졌죠.

 

3. 재택근무에서는 문서중앙화 솔루션을 어떻게 이용하셨나요?

 

재택을 할 때 이번에 코로나 걸렸을 때도 그랬고 사실 팀장급 이상들은 문서중앙화 솔루션을 되게 잘 쓰고 있어요. 집에서 파일을 확인하거나 메일을 보내거나 이렇게 직원들이 물어보면 컨펌을 해 주거나 이럴 때는 문서중앙화 솔루션이 좀 빛을 발휘했어요. 최근에는 코로나 기간에 거의 팀장급들이 거의 아이를 키우다 보니까 너무 재택근무를 많이 했는데요. 저 같은 경우도 거의 한 2주를 주 3주 정도 못 나왔거든요. 그럴 때 업무가 원활하게 되더라고요. "파일 올려줘 파일 올려줘" 전화 안 해도 되고, 기존에는 파일을 카톡으로 보내던가 메일로 보내던가 그걸 또 열어서 확인해야 했지만 지금은 "작업해놨습니다" 하면 제가 서버에 로그인해서 확인하면 되니까 좋았습니다! 저희도 재택에 더 도움을 많이 받았어요.

 

그리고 저희가 차후에 저희 회사 목표가 있는데, 코로나 때문이 아니라 실질적으로 공간의 활용성 때문에 일주일에 한 두 번 정도는 전 직원 대상으로 재택을 테스트를 해서 스마트 워크를 한번 도입해 보려고 합니다. 어디 있든 업무가 원활하게 진행되고 회사에 자기 자리를 안 만드는 게 저희의 목표입니다.

 

 

https://blog.naver.com/cyberdigm_/222950933023