안녕하세요! 사이버다임에서는 매월 고객분들을 찾아뵙고 문서중앙화 솔루션을 잘 사용하고 계신지, 요청할 내용은 없는지 직접 인터뷰해 보면서 제품에 대한 의견을 여쭤보면서 고객님들께 더욱 만족스러운 서비스를 제공하고자 노력하고 있습니다!

 

이번 달에 방문한 사이버다임 고객사는 SGC 솔루션입니다. SGC 솔루션은 1967년에 설립된 유리제품 제조 회사입니다. 글라스락!이라고 하면 모르시는 분이 없을 텐데요! 밀폐용기인 글라스락 제품이 시장 점유율 1위를 기록하고 있을 정도로 주방용품 시장에서 두각을 나타내고 있는 기업이죠.

 

문서중앙화 솔루션 도입 전에는 문서보안을 위해 DRM을 사용했지만, 편리한 활용을 위해 반출 암호를 공유했던 SGC솔루션! 더욱 촘촘한 문서보안을 위해 사이버다임의 문서중앙화를 선택해 주셨습니다. 

 

2019년부터 SGC 솔루션은 문서중앙화 솔루션을 도입해 완벽한 문서 보안을 적용해 안전한 업무 환경을 만드셨는데요.

문서중앙화 솔루션으로 유출 위기에 놓였던 주요 문서들을 안전하게 지켜낸 놀라운 이야기! SGC 솔루션 김영찬 팀장님과의 인터뷰 함께 보시죠! 

 

 

✔ SGC 솔루션의 고민

외부로 공유되는 문서는 안전하게 승인 관리 

USB나 외장하드 같은 외부 저장소에 문서 저장 제어 

회사에서 생산되는 모든 문서의 자산화

 

✔ 문서중앙화 솔루션 도입 성과

메일 용량 제한으로 번거로웠던 업무환경, URL 공유로 대용량 파일도 손쉽게 공유

통계 화면으로 손쉬운 문서 활용 현황 확인  

공유 폴더로 편리하고 안전한 협업 환경 구축

 

 

 

 

SGC 솔루션, 문서중앙화 솔루션 구축 스토리

 

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?

 

문서중앙화 솔루션을 도입하기 전까지 DRM솔루션으로 문서가 외부로 유출되지 않도록 관리했습니다. 그러나 편의성을 위해 권한을 점점 오픈하게 되었고 결과적으로 반출 암호 관리가 되지 않아 보안 기능이 무용지물이라는 생각이 들었습니다. 그 후 퇴사자가 PC 데이터를 삭제하고 퇴사하는 경우도 발생했습니다. DRM의 기능을 가지고 있어 안전하면서도, 퇴사 예정자가 생성, 관리하던 자료들을 손쉽게 인수인계 할 수 있는 방법이 뭘 까 하다가 문서중앙화 솔루션이 가진 다양한 기능을 알게 되었고, 회사 문서를 안전하게 관리할 수 있겠다는 판단이 들어 도입을 검토하게 됐죠.

 

2. 문서중앙화 솔루션을 선택하신 이유는 무엇인가요? 

 

문서중앙화 솔루션은 제가 잘 아시는 분의 소개로 처음 알게 되었습니다. 문서중앙화 기능이 대세이기도 하고 저희 회사가 가지고 있는 고민을 해결하는데도 좋을 것 같다는 추천으로 인연이 되어 문서중앙화 솔루션에 대한 소개를 받고 도입하게 되었습니다. 이미 한번 검증되었다는 생각에 신뢰가 있었고, 다른 업체가 문서중앙화 구축 제안을 했지만 독립적으로 문서중앙화를 구축해 자료에 대한 관리를 직접 해보자는 의견이 있어 문서중앙화 솔루션을 도입했죠. 타 업체와 기능적인 부분을 비교했다기보다는 다양한 레퍼런스와 영업대표께서 보여주신 신뢰감 있는 모습에 도입 이후에도 기술지원이 잘 될것 이라는 믿음이 생겨 사이버다임 문서중앙화 제품을 선택하게 되었습니다. 

 

 

 

 

SGC솔루션만의 특별한 문서중앙화 솔루션사용기

 

1. SGC솔루션만의 문서중앙화 솔루션 활용 현황을 말씀해 주신다면?

 

DRM을 사용할 때도 권한을 다 풀어 사용했기에 문서중앙화 도입했을 때도 처음에는 자가 승인 정책을 사용 했었어요. 일단은 문서를 자산화 목적으로 사용해 보자, 편하게 사용하면서 업무에 불편함이 없도록 하자는 취지로 권한은 자가 승인으로 관리하고 생성된 문서의 삭제만 제한하는 수준으로 관리했었죠. 그런데 문서 사용 현황을 모니터링하던 도중 대량으로 반출, 파일 이동 내역을 확인해 내용을 탐지했습니다. 퇴사하는 친구가 USB에 문서를 담아 유출 하려던 상황이었죠. 문서유출 사고를 예방한 이후로 모든 문서의 파일의 반출 기능을 제한하게 되었습니다. 도입 이후 4개월 정도 지난때 발생했던 일이네요. 현재는 로컬 저장 금지 정책을 사용하고 있고 디자인이나 공장 개발 설계팀은 로컬 저장을 허용해 주는 정책을 사용하고 있습니다. 설계 파일이나 이미지 파일은 파일 용량이 매우 크기 때문에 업/다운로드 시간이 오래 걸려 사용성 측면에서 약간 제약이 있었어요. 그래서 지금은 두 부서에 한해서는 로컬 저장을 허용해 업무 시 빠르고 편리하게 사용할 수 있도록 하고 있습니다.

 

2. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 업무에서 달라진 부분이 있다면 무엇이 있을까요?

 

저희가 이제 관계사와 그룹웨어 서비스를 함께 사용하고 있어요. 그룹웨어를 계열사 모두가 다 쓰고 있는데 메일 용량이 5기가로 제한되어 있어요. 메일 용량이 5기가로 한정돼 있다 보니까 첨부파일이나 대용량 파일을 주고받으면 메일 용량이 금방 차서 관리나 업무에 불편한 부분이 있었는데 문서 중앙화 솔루션을 도입하고 나서는 url 링크로 서버에 저장되어 있는 자료의 위치만 전달해 주면 되니 메일 용량 제한에 대한 부담이 없다는 점이 크게 달라진 부분이라고 생각됩니다.

 

또, 퇴사자가 회사 문서를 삭제하고 퇴사하거나 문서를 유출하는 상황을 관리할 수 있어서, 퇴사자 사후 관리가 편리해졌고 url로 파일을 서로 공유를 하니까 업무 효율성이 굉장히 좋아졌죠.  공유 폴더에 넣어 놓으면 알아서 서로 이제 협업이 되니까 크게는 두 가지 정도 다른 것도 여러 가지가 있겠지만 그게 제일 큰 것 같아요.

 

3. 문서중앙화 솔루션의 장점을 소개해 주신다면 어떤 것들이 있을까요?

 

1) 문서 현황 모니터링으로, 퇴사자 문서 유출 안심 

문서중앙화 기능으로 사용자 PC에는 로컬 저장을 금지하고, 문서의 반출 시 반출 승인 프로세스로 관리가 가능합니다. 문서중앙화 솔루션은 문서 사용 현황을 확인할 수 있어 모니터링을 통해 유출이나 유실을 막을 수 있기 때문에 임원분들이나 대표님의 경우 문서관리가 잘 되고 있다는 인식과 더불어 안심하시는 것 같습니다. 

 

2) 문서 URL 공유로 가벼운 파일 공유 환경

매일 메일로 업무 자료를 공유했는데, 공유 폴더에 넣어 놓으면 알아서 권한이 있다 보니 사용 가능한 문서를 확인할 수 있고 특히, 제조업 특성상 도면이나 그림 파일이 공유되는 경우가 많은데 같은 대용량 문서를  쉽게 공유할 수 있어서 공장과 본사 간의 협업에서도 편리하게 사용하고 있습니다. 

 

3) 사용하기 쉬운, 직관적 솔루션

본사 뿐만 아니라 천안과 논산에 있는 공장에서도 처음 문서중앙화를 도입했을 때는 조금의 시행착오가 있었지만 지금은 문서중앙화를 적응을 잘 하고 계시는 것 같아요. 사용하기 어렵다는 불만을 들어본 적이 없네요.  

 

 

https://blog.naver.com/cyberdigm_/222719798019