안녕하세요! 오늘은 사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 사용하고 계시는 바이젠셀을 방문했습니다!

 

바이젠셀은 면역세포치료제 전문기업으로 2021년 도입하신 따끈따끈한 신규 고객사입니다. 도입 초기 30명의 유저에서 지금은 75명의 유저가 사용하시는데요. 1년 사이 사용자도 쑥쑥~ 규모도 정말 빠르게 성장하고 있죠. 최근에는 재택근무에도 문서중앙화 솔루션이 빛을 발하고 있다고 합니다~ 더군다나 IT 전담 인력 없이도 불편함 없이, 문서중앙화 솔루션의 간단한 문서 권한 관리로 손쉬운 관리가 가능했다고 하시네요.

 

방대한 연구 자료를 안전하게 관리하는 바이젠셀! 문서중앙화 솔루션으로 어떻게 문서 보호와 협업 환경을 구축해 사용하고 계신지 인터뷰 내용 함께 보시죠!

 

 

 

 

바이젠셀, 문서중앙화 솔루션 구축 스토리

 

 

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?

 

더존 그룹웨어의 문서관리 시스템을 사용하였지만, 업무 문서를 일일이 그룹웨어에 업로드 시켜야 해서 직원들이 불편을 겪었고 효율성도 떨어졌습니다.  직원들의 업무 문서가 개별 PC 혹은 USB에 별도로 보관되고 있어 자료 유실 및 보안의 문제가 제기되었고 이로 인해 파일 서버의 필요성을 느끼던 중, 단순한 문서의 보관 뿐 아니라  업무 문서 자산화에 대한 니즈로 자동으로 모든 문서를 서버에 저장할 수 있는 솔루션인 사이버다임 문서중앙화를 선택하게 되었습니다. 

 

 

2. 사이버다임의 '문서중앙화 솔루션'을 선택하신 이유가 궁금합니다.

 

다양한 레퍼런스와 업계 1위라는 타이틀의 신뢰성, IT 유지보수 업체의 강력한 추천 때문입니다. IT 유지 보수 업체에서 강력하게 사이버다임 제품을 추천해 주셨고, 경쟁했던 제품과 비교 했을 때 가장 레퍼런스가 많고 신뢰할 수 있었습니다. 또한 개인PC에 저장을 막아 회사 문서를 모두 자산화 할 수 있다는 점, 직원 개개인이 문서를 올리지 않아도 자동으로 서버에 올라가는 편의성이 초기에 도입을 검토했던 NAS 서버가 아닌 문서중앙화를 선택한 큰 이유입니다. 

 

 

3. '대용량 서버'를 도입하셨는데 특별한 이유가 있을까요?

 

단순 업무 자료 뿐만 아니라 연구원들이 연구실에서 추출하는 대량의 실험 데이터 관리가 필요 했습니다. 기존에는 실험 기기에 USB를 꽂아서 실험 데이터를 일일이 PC로 옮겨서 사용하고 있어 대용량 데이터를 보관하고 공유하는 데는 한계가 있었습니다. USB 고장으로 데이터를 유실하는 경우도 있었고요. 처음에는 너무 큰 용량을 도입했나 했지만 회사가 계속 성장함에 따라 확장성있게 사용 할 수 있으니 지금은 잘 했다는 생각이 들고, 연구실의 실험결과 관련 원천 데이터의 용량이 커도  문제 없이 편리하게 사용할 수 있기 때문에 만족합니다. 

 

 

 

 

바이젠셀만의 문서중앙화 솔루션 활용법을 소개합니다!

 

1. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 업무에서 달라진 부분이 있다면 무엇이 있을까요?

 

1) 개인 PC에는 업무 문서 Zero

문서중앙화 솔루션 서버로 문서가 자동으로 업로드 되니 직원들이 더 이상 업무 문서를 개인PC나 USB에 보관할 필요가 없어졌고, 부서 혹은 팀 간에 업무 자료를 공유할 때도 더 이상 이메일이나 메신저를 통하지 않고 문서 링크를 통해 대용량 문서도  간편하게 공유할 수 있게 되었습니다. 

 

2) 그룹웨어 게시판에 URL을 넣어 손쉽게 공유

경영지원 그룹에서 직원들과 공유 해야 하는 업무 자료들을 내부 URL복사 기능을 통해 공유할 수 있게 되어 유출 걱정 없이 업무 자료들을 공유할 수 있게 되었습니다. 최신 문서로 공유되니 전사 공지에서 가장 편리하게 사용할  수 있습니다. 

 

3) USB에서 해방! 실험데이터의 손쉬운 관리와 활용

직원들이 더 이상 실험실 데이터를 일일이 개인 PC로 옮길 필요가 업어져서 편의성이 증대되었습니다. 기존에는 USB 고장 시 데이터 유실이 발생한 적도 있었지만, 지금은 데이터 분실 및 랜섬웨어에 대한 우려가 사라졌습니다.

 

2. IT 전담 인력 없이도, 문서중앙화 솔루션을 업무에 빠르게 정착시킬 수 있었던 이유가 궁금합니다!

 

IT 담당자가 없었음에도 불구하고, 문서중앙화 솔루션이 잘 정착할 수있었던 이유는 문서 보안 및 공유 시스템의 필요성에 대한 내부 공감대가 사전에 형성되었던 것이 큰 이유인것 같습니다. 또, 문서중앙화 솔루션 자체의 권한 관리 설정등이 쉬웠던 부분도 있죠.

 

도입 이후에는 경영지원실에서 간단한 사용가이드를 만들어 배포했고,  메일을 통해 주기적으로 안내하는 등 원활하게 정착할 수 있도록 지원했네요.  대부분의 직원들이 시스템 사용에 대한 가이드를 잘 따라 주었으며, 초반에는 기능 미숙지로 인한 약간의 혼란이 있었지만 사이버다임의 적극적인 대응과 회사 내부 교육을 통해 빠른 시간에 전 직원이 적응할 수 있게 되었습니다. 최근 입사한 신입사원의 경우는, OT에서 문서중앙화 솔루션사용법을 설명하는 30분 정도의 시간을 가지고 교육하는데요. 경영지원실에서 기초적인 권한 세팅을 해주면 어려움 없이 적응하는 편입니다! 

 

3. 사이버다임 문서중앙화 솔루션 만족도를 5점 만점으로 점수를 주신다면?

 

점수를 드리자면 4.0입니다! 직원 대부분 만족하고 있고 직원 교육, 인수인계등 간단한 권한 관리로 문서를 관리할 수 있다는 부분이 큰 장점입니다. 폴더 공유, 정책 설정 모두 잘 활용하고 있습니다.  최근에는 재택근무 기능이 생겨 육아, 외근 등 재택근무가 필요하신 분들은 집에서 개인 PC를 이용해 업무 할 수 있어서 좋습니다. 1점은 앞으로도 지원을 잘 해주시라는 의미에서 뺐습니다^^!! 

 

 

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