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| 분야 | 화장품 원료 제조 전문 기업, 선진뷰티사이언스 | ||
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| 한줄입력 | "IT 전담 인력이 아니어도 손쉽게 핵심 문서의 문서/폴더별 접근 권한을 제어해 문서 유출 위험에서 자유로워졌습니다." | ||
| 영문썸네일 | |||
안녕하세요! 오늘은 2015년에 문서중앙화 솔루션을 도입해 무려 8년 동안 사용하고 계신 선진뷰티사이언스의
선찬혁 매니저님을 만나뵙고 인터뷰를 진행하면서 문서중앙화 솔루션 사용현황과 함께 특별한 활용기까지 이야기를 들어보았습니다.
선진뷰티사이언스는 화장품 소재 제조, ODM 화장품 제조, 화장품 브랜드(아이레시피) 등을 제공하고 있는데요.
국내 화장품 소재 업체 최초로 FDA Inspection을 무결점 등급으로 패스했을 만큼 믿고 사용할 수 있는 원료를 해외에 수출하고 있죠!
사이버다임의 문서중앙화 솔루션 도입으로 GMP 규정을 준수부터 중요한 기술 정보 유출 방지까지 성공한
선진뷰티사이언스만의 문서중앙화 솔루션 활용법, 함께 만나보시죠!
✔ 선진뷰티사이언스의 고민
회계 자료나 영업 비밀 기술 문서 공시 자료 등 기밀 유출 방지 필요
GMP 규정 및 컴플라이언스 이슈 대응
재택근무 중에도 원활한 협업
✔ 문서중앙화 솔루션 도입 성과
모든 문서는 중앙서버에만 저장해 중요 기술 문서 자산화
문서/폴더별 접근 권한 설정으로 기술 유출 방지 및 GMP 규정 준수
중앙서버 로그인만으로 스마트 워크 환경 구축
선진뷰티사이언스, 문서중앙화 솔루션구축 스토리
1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?
문서중앙화 솔루션 도입 전에는 별도의 문서 관리 시스템이 없었기 때문에 회사의 문서 유출 위협으로부터 보안을 강화해야 한다는 생각이 들었습니다. 2015년에 문서중앙화 솔루션을 도입했고 초기에는 중앙 서버에 모든 문서를 보호하고 있고 내부 직원들 사이에 자료를 공유하는데 장점을 두었습니다.
2021년에 선진뷰티사이언스가 상장함에 따라서, 회계 자료나 영업 비밀들이 더 중요하게 됐어요. 상장한 뒤부터는 내부 유출 그리고 공시 자료들 유출에 대해서 민감한 부분이 있어서 문서중앙화 솔루션으로 문서 유실, 문서 이력 관리, 백업 등의 기능들을 더 활발하게 사용하게 되었습니다.
2. 사이버다임의 '문서중앙화 솔루션'을 선택하신 이유가 궁금합니다.
맨 처음 문서 보안 솔루션을 검토할 때 DRM과 문서중앙화 솔루션을 비교했는데요. DRM의 경우 OS, MS 오피스, 한글 같은 버전이 업그레이드될 때마다 새로 갱신해야 되고 갱신할 때마다 비용이 발생하는 부분이 있어서 문서중앙화 솔루션 도입을 고려하게 되었습니다. 또한 문서중앙화 솔루션 중 사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 선택한 이유는 마켓셰어가 1위 제품이더라고요. 그게 선정의 가장 큰 이유였습니다. 게다가 사이버다임 제은 합리적인 가격의 장점도 있어, 마켓셰어 1등인 제품을 저렴하게 구매를 하자. 그래서 사이버다임을 선택하게 되었습니다.
선진뷰티사이언스의 특별한 문서중앙화 활용기를 소개합니다!
1. 선진뷰티사이언스만의 문서중앙화 솔루션 활용 현황을 말씀해주신다면?
관리 권한의 경우 제가(선찬혁 매니저님) 직접 관리하고 있습니다. 개인 권한과 어드민 권한 두 가지로 나누지 않고, 제 계정으로 로그인하면 시스템 권한 관리가 가능합니다. 신규 입사자 발생 시 사용자 등록을 하거나 문서/폴더 별로 권한을 부여하고 있습니다.
또한 저희는 보안 드라이브도 사용하지 않고 있는데요. 문서중앙화 솔루션 도입 후에는 많이 사용했지만 사용자들이 개인적으로 보관해 두는 자료가 공유가 되지 않고 있다는 생각 때문에 지금은 사용할 수 없도록 제한했습니다. 도입 후 공유와 협업 위주로 사용 중에 강력한 중앙화 정책으로 변경한 거죠. 그래서 저희는 따로 보안 드라이브를 사용하지 않아서 모든 파일이 문서중앙화 솔루션에 강제 저장되고 있습니다. 문서 유출이나 퇴사자 문서 유실 등을 방지하기 위해 변경했다고 표현하는 것이 맞는 것 같습니다.
2. 문서중앙화 솔루션의 기능 중 가장 필요했던 기능은 어떤 것인가요?
요즘 제일 많이 사용하는 것은 성과 평가 때 팀별로 권한을 부여하는 기능들을 잘 활용하고 있는데요. 예를 들면 파일에 따라서 특정 부서원에게만 공개되어야 하는 경우 사용자별 혹은 부서별로 권한을 다르게 설정합니다. 특히, 나스(NAS)나 웹하드는 폴더밖에 권한을 못 주지만 문서중앙화 솔루션은 파일별/폴더별로 권한 부여가 가능하고 권한에 따라 수정이 불가능 하기 때문에 더욱 유용하게 활용하고 있습니다.
또한, 화장품이나 바이오의 경우 FDA(식약처 승인)을 받아야 하는데, 그 시설에서 GMP 규정에 따라서 실제 생산이 이루어 지는지가 제일 중요합니다. 문서중앙화 솔루션으로 GMP 규정에 관련된 문서가 외부로 반출입 된 시간이나 조회, 수정한 인원이 전부 이력으로 남아서 이를 토대로 증빙이 가능해지니 컴플라이언스 이슈 준수도 가능해졌습니다. 미공개 정보가 유출되면 저희가 벌점을 받거나 거래 정지 위험이 있으니 그 부분에서는 확실함이 보장된 거죠.
3. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 업무에서 가장 달라진 점이 있다면 무엇일까요?
1) 편리한 자료 공유
문서중앙화 솔루션 도입 후 가장 좋은 점은 내부 인원에게 파일 공유할 때 파일 경로 공유만으로 어디서 어떤 파일 보면 되는지 알 수 있는 점이 편리합니다. 저희 같은 경우는 발표를 준비할 때 별도로 메일로 취합해서 전달하지 않아도 공유 폴더로 공유할 수 있어. 대표이사가 해당 폴더만 즐겨찾기 해서 확인하니 업무가 더욱 효율적으로 진행되는 것 같아요.
2) 파일 경로 공유로 항상 최신 버전의 파일 확인
인수인계할 때도 자료의 원본을 업무 채팅방이나 메신저를 통해서 "자료 넘겨드립니다~". 하지 않아도 파일 경로가 포함된 업무 정리 시트를 공유해 주면 중앙 서버에서 경로 검색만으로 모든 파일을 확인할 수 있어서 업무 플로우가 간편해졌죠.
3) 재택근무 시행 중에도 유출 걱정없는 협업
재택근무에서 가장 좋은 점은 문서중앙화 솔루션이 설치된 노트북을 활용해서 근무를 하고 있기 때문에 자료 유출에 대한 걱정이 없습니다. 해외로 출장을 가거나 원격 근무 중에도 중앙 서버에 있는 자료가 바로 바로 공유돼서 실시간 자료 공유 및 수정이 가능한 점이 가장 좋은 것 같습니다. 또한, PC 사용이 어려운 경우에도 모바일에 접속하여 빠른 문서 확인이 가능한 점도 편리하게 사용하고 있습니다.
4. 문서중앙화 솔루션 도입을 추천하신다면 어떤 산업군에 추천하고 싶으신가요?
업종과 관계없이 모든 기업 추천하고 싶습니다. 상장사 같은 경우는 문서 유출·유실 방지에 중요함을 인지하고 있을 것 같아요. 왜냐하면 미공개 정보가 유출되면 엄청난 손실이 발생하는 기업들이 많기 때문에 관리가 필요하고 문서에 대한 이력을 남기는 등의 내부 회계 기준을 지켜야 하고, 심지어 백업 부분도 확인이 필요하기 때문에 컴플라이언스 이슈를 방지하기 위해서 모든 기업들이 도입을 고려해야 하지 않나 생각합니다.
