이번에 만나본 고객은 문서중앙화 솔루션으로 문서 보안을 꽉! 잡은 종합 부품 장비 제작 전문 기업 O.N(주)입니다.

2020년에 문서중앙화 솔루션을 도입하고 현재까지 잘 사용 중인 신데요. 과연 문서중앙화 솔루션 도입으로 O.N(주)의 업무 환경은 어떻게 달라졌는지, 문서 유출 위협을 어떻게 막을 수 있게 됐는지 인터뷰를 통해 확인해 보시죠.

 

 

 

 

O.N, 문서중앙화 솔루션 구축 스토리

 

1. 문서중앙화 도입을 결심하게 된 이유가 있을까요?

 

제조업 특성상 항상 유출 관련된 이슈가 존재하죠. 특히, 저희는 매주 적게는 200건에서 많게는 400건 이상의 문서가 협력사나 고객사로 나가다 보니 더욱더 문서 유출에 민감하게 대응하고 있었습니다. 문서 유출을 차단할 수 있는 솔루션을 찾다 DLP와 문서중앙화 솔루션을 알게 되었고 저희에게 문서중앙화가 더 적합하다고 판단되어 도입하게 되었습니다.

 

2. 문서중앙화 솔루션 도입 이전에도 문서중앙화를 사용하셨다고 들었어요, 바꾸신 계기가 있나요?

 

이전에 사용하던 문서중앙화 솔루션은 속도가 너무 느렸습니다. 저희 직원들이 다 같이 접속하면 속도가 너무 느려져서 업무를 할 수가 없었습니다. 전 직원이 속도에 대해 불편함을 토로하여 속도를 개선하고자 PC의 사양 업그레이드까지 진행했지만 전혀 개선되지 않았고, 이 외에도 도면 프로그램이나 DRM 등의 보안 솔루션과 충돌도 잦아 결국 솔루션을 교체하게 되었죠.

 

'속도'를 우선순위로 놓고 타 솔루션들을 비교하고, 실제 테스트까지 진행한 결과,  사이버다임 제품이 속도 측면에서 가장 우수했습니다. 여러 명이 동시 접속해도 속도 저하가 일어나지 않았고, 타 시스템들 간의 호환성도 좋아 문서중앙화 솔루션으로 교체를 진행했습니다.

 

 

 

 

O.N만의 특별함을 소개합니다!

 

1. 문서중앙화 솔루션으로 문서들을 어떻게 관리하고 계신지 궁금합니다.

 

1) 반출 문서에 대해 열람 기간, 비밀번호 등을 설정할 수 있는 외부 반출 프로세스로 문서 보안 강화

문서중앙화 솔루션의 외부 반출 프로세스를 현재 가장 많이 사용하고 있고, 제일 유용하게 사용 중입니다. 관리자 입장에서는 다운로드 기간 및 횟수, 비밀번호를 설정할 수 있는 것. 그리고 반출 문서에 대한 트래킹(문서 조회 및 다운로드 여부)이 가능한 부분이 가장 마음에 듭니다. 또한, 외부 반출 프로세스로 사용자가 기업 내 문서 반출을 자유롭게 할 수 없는 점. 반출을 위해서는 요청자, 문서명, 기간 등의 내용으로 관리자에게 승인을 받아야만 반출이 가능하니 관리자는 해당 내용을 통해 문서 유출을 사전에 막을 수 있게 되었죠.

 

2) 프로젝트 인원만을 위한 공유 폴더로 내부 협업 문서 관리도 안전하게!

문서중앙화 솔루션의 공유 폴더로 내부 프로젝트도 안전하게 관리하고 있어요. 프로젝트에 필요한 인원만 공유 폴더에 권한을 주어 프로젝트 관련 파일은 공유 폴더에서만 관리하도록 합니다. 그리고 프로젝트가 끝나면 프로젝트 관련자들조차도 공유 폴더를 볼 수 없게 공유 폴더를 닫습니다. 이렇게 하니 프로젝트 중에는 관련 인원들하고만 문서들을 공유하니 안심이고, 프로젝트 종료가 되고 나서는 해당 문서들이 외부로 유출될 걱정을 하지 않아도 되어 좋죠.

 

2. 사이버다임 문서중앙화 솔루션 만족도는요?

 

관리자, 사용자 모두 매우 만족입니다. 문서중앙화 솔루션을 도입하고 나서는 사용자들의 속도 불만 Zero입니다. 이전 솔루션에서 가장 큰 문제였던 속도가 해결됐고, 보안이나 업무 시스템과 충돌도 일어나지 않아 잘 사용하고 있습니다. 특히, 내부 URL 공유로 파일 관리수가 많이 줄었고, 파일 원본을 첨부하지 않아 보안을 높일 수 있어 더더욱 만족입니다.

 

 

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