이노켐은 보안 전문 인력의 보충이 부담되던 상황이었으나, 문서중앙화 솔루션 도입을 통해 추가 인력 없이도 문서 보안을 강화 할 수 있었습니다. 도입 이전에는 중합레시피, 실적 보고서, 계약서 등 개인 PC에 저장한 문서가 삭제되어 데이터 유실 문제가 있었지만, 문서중앙화 솔루션을 통해 문서를 중앙에 자산화 한 뒤 특정 문서에 대해 접근 권한을 설정하여 관리하고, 휴지통으로 삭제된 문서를 복원할 수 있어 유출과 유실 걱정에서 벗어났다고 합니다. ​

 

이노켐 김은정 대리님께서는 "상세하게 파일별 권한을 설정하고, 삭제된 문서도 손쉽게 복구합니다. 중앙 서버에 있는 문서는 100% 안전하게 지켜집니다."고 만족스러워하셨습니다.:)

 

​이러한 변화는 클라우드 기반 문서 관리 시스템 "문서중앙화 솔루션" 도입 덕분인데요.
이노켐이 겪었던 고민과, 시스템 도입 후 변화한 업무 환경에 대해 인터뷰를 통해 더 자세히 알아보겠습니다!

 

✔ 이노켐의 고민
주요 문서 유출 및 유실 방지 필요 
퇴사자의 악의적인 문서 삭제 방지
보안 관련 전문 인력 부족

 

✔ 문서중앙화 솔루션 도입 성과
중앙 서버 강제 저장과 접근 권한 설정으로 문서 보안 강화
휴지통 기능으로 삭제된 문서 복구
기업 맞춤 설정과 기술지원으로 보안 인력 부재 해결

 

이노켐, 문서중앙화 솔루션 구축 스토리

 

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?​

 

처음에는 문서중앙화 솔루션에 대해 잘 알지 못했습니다. 그러나 IT 보안의 중요성과 필요성이 점차 증대되면서 여러 방안을 찾아봤고, 2021년 경영박사 바우처 지원사업을 통해 비대면 바우처 문서중앙화 솔루션을 알게 됐습니다. 이 사업을 통해 문서중앙화의 필요성을 실감하게 되었고, 이를 준비하면서 도입을 결심했습니다.

 

2. 사이버다임의 '문서중앙화 솔루션' 을 선택하신 이유가 궁금합니다.​

 

다른 제품들과 비교했을 때, 주요 문서 유출 및 유실을 방지할 수 있는 문서중앙화 솔루션의 기능이 마음에 들었습니다. 또한 비대면 바우처 지원사업으로 진행하기에 금액도 적정하다고 생각되었고, 계약 기간이 명시되어 있어 원하는 기간 만큼 안정적으로 서비스를 사용할 수 있다는 점도 큰 장점으로 작용했습니다. 이 모든 요소들이 결합되어 문서중앙화 솔루션 제품을 최종적으로 선택하게 되었습니다.

 

*알아보기

사이버다임 문서중앙화 솔루션 문서중앙화 솔루션은 고객의 환경에 맞게 다양한 구축 형태를 제공합니다. 기업의 예산, 데이터의 양, 활용 방향에  맞는 종류를 선택할 수 있습니다.

구축형 : 솔루션을 회사가 자체적으로 보유한 전산 서버에 직접 설치해 사내 IT팀 또는 IT파트너가 관리하는 하드웨어 · 소프트웨어 일체형 제품입니다. 고객이 원하는 환경에 맞춰 빠르고 쉽게 도입하고 활용할 수 있습니다.

 

과금형 : 클라우드 서비스(SaaS) 형태로, 클라우드 저장소를 월 과금형 서비스로 제공받아(임대) 운영하는 제품입니다. 합리적인 비용과 더불어 IT 담당자 없이도 전문적인 기술 지원을 받을 수 있습니다. 가장 빠르고 쉽게 도입할 수 있는 제품으로 추천드립니다.
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3. 정부지원사업을 통해 도입하게 된 이유는 무엇인가요?

 

​중소기업으로서 보안 전문 인력이 충분히 배치되어 있지 않았고, 자금 및 전문성 면에서 부족함을 느끼고 있던 상황이었습니다. 부족한 부분을 보완하고 회사의 효율성을 높이기 위해 알아보던 중 정부지원사업이 있다는것을 알게 되어 지원했습니다.

 

비대면 바우처 지원사업을 통해 문서중앙화와 비대면 노무 자문 컨설팅 등의 지원을 받았습니다. 이 사업을 통해 전문 기술과 자문을 제공받아 기업 운영에 큰 도움이 되었습니다.

 

이노켐, 문서중앙화 활용기

 

4. 이노켐만의 시스템 활용 현황에 대해 설명해주세요.

 

처음에는 부서 관리자의 승인을 받아야만 문서를 외부로 반출할 수 있도록 문서중앙화 정책을 설정했는데, 이 과정에서 문제가 발생했습니다. 대기업처럼 업무와 인원이 세분화되어 있지 않은 중소기업의 특성 상, 거래처 이메일에 대응할 때 부서 관리자의 승인을 기다리느라 시간이 지체되는 경우가 많았습니다. 그래서 이후에는 정책을 변경해, 시스템 상의 대상 응용 프로그램에 대한 디스크 드라이브 정책(로컬 저장 허용 정책)을 이노켐에 맞게 설정하여 사용​하고 있습니다. 

저희 회사는 아직 재택근무를 할 수 있는 여건이 마련되어 있지 않아 재택근무나 원격근무 시에는 활용하지 않고, 현재로서는 주로 사무실 내에서 문서중앙화 시스템을 활용하고 있습니다.

 

5. 업무에서 자주 사용하거나 유용한 기능은 무엇인가요?
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(1) 접근 권한 설정으로 문서 유출 및 유실 방지
접근 권한 설정으로 중요 문서의 유출과 유실을 효과적으로 방지할 수 있습니다. 특정 문서에 대한 접근 권한을 세밀하게 조정하거나, 계정을 잠글 수 있어 보안이 강화됩니다.

 

(2) 휴지통 기능으로 삭제한 문서 복구
휴지통 기능을 통해 삭제된 파일의 이력을 확인하고, 필요한 경우 삭제된 문서를 복원합니다. 특히 퇴사 시에 악의적으로 문서를 삭제하거나 중요 문서를 사용할 수 없게 훼손하는 경우가 종종 있었는데, 휴지통 기능을 통해 문제를 해결할 수 있었습니다. 이렇게 하면 인수자가 업무를 인계받을 때 차질이 없습니다.

 

6. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 업무에서 가장 달라진 점이 있다면 무엇일까요? 

 

이전에는 개별 PC에 문서를 저장했기 때문에 퇴사할 때 문서가 유출되거나 종합 레시피, 계약서, 실적 보고서 등 중요 문서를 파기하는 문제가 자주 발생했었지만, 지금은 문서중앙화 덕분에 중앙 서버에 있는 문서의 반출이 어려워져 보안을 강화할 수 있었습니다.

 

도입 이후 업무 효율성도 크게 개선됐습니다. 문서 관리가 편해졌고, 공유 폴더를 활용해 부서별로 업무를 효율적으로 진행할 수 있게 되었습니다.

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7. 문서중앙화 솔루션 도입을 고려하는 다른 기업에게 조언하고 싶은 점은 있다면 어떤 게 있을까요?

 

"보안 강화와 정보 유출 방지에 관심이 있는 기업에게 사이버다임 문서중앙화 솔루션을 추천합니다."
사이버다임 제품은 유연성이 뛰어나 각 기업의 관리 방식에 맞게 설정할 수 있고, 도입 후에 문제가 발생하더라도 원인 분석과 대응이 잘 이루어지기 때문에, 문서 관리와 보안에 중점을 두고 있는 기업이라면 도입을 적극 고려해볼 만합니다.

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8. 문서중앙화 솔루션의 만족도는 10점 만점의 몇 점일까요?

 

문서중앙화 솔루션에 대한 만족도는 10점 만점에 8점입니다. 특히 기술지원에 대해서 매우 만족하고 있습니다. 원격으로 신속하게 대응해 주는 점이 좋습니다.

 

 

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