안녕하세요! 오늘은 사이버다임의 클라우디움을 사용하고 계시는 ㈜선우의 홍창민 차장님을 모시고 클라우디움 도입으로 변화된 환경에 대해 알아보려고 합니다. 먼저 저희 고객사 (주)선우에 대해 먼저 알아볼까요?

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㈜선우는 제철 및 제련 분야, 플랜트 산업, 그리고 송·배전 설비 등 전력산업에서 다양한 프로젝트를 수행하며 풍부한 시공 경험과 기술을 쌓아온 기업입니다. 2011년 5월, LS그룹의 자회사로 새롭게 출범하면서 전문 엔지니어링 회사로 성장해왔죠. 특히 플랜트 분야에서의 노하우를 바탕으로, 산업설비 플랜트 시공과 유지 보수에서 탁월한 품질과 서비스를 제공하고 있습니다. 

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그럼, 인터뷰에서는 ㈜선우가 클라우디움 문서중앙화 시스템을 도입하게 된 배경과 그로 인한 변화, 성과에 대해 집중적으로 알아보겠습니다. 

함께 확인해 보시죠!

 

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✔ (주)선우의 고민

랜섬웨어 감염 위협 방지 필요

건축 도면 및 기밀 자료 유출 방지 및 자산화 필요

프로젝트별 체계적인 관리 필요

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✔ 클라우디움 도입 성과

랜섬웨어 감염이나 피해 관련한 이슈 해결

효율적인 문서 관리와 복구

국세청 감사나 규정 준수 요구에 신속하고 정확한 대응

 

 

 

 

(주)선우, 클라우디움 구축 스토리

 

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?

 

제가 처음 입사했을 때, 각 직원들은 네트워크 공유 드라이브를 사용하고 있었습니다. 그러나 이로 인해 한 PC에 로드가 많이 걸려 업무 효율이 떨어졌습니다. 게다가, 네트워크 드라이브는 랜섬웨어에 취약했습니다. 실제로 제 주변에서 랜섬웨어 감염 후 해커에게 돈을 지불하는 사례도 있었습니다. 랜섬웨어 바이러스의 위협이 커지면서 문서 손실을 방지하고 자산화할 필요성을 느꼈습니다. 그렇다 보니, 회사 문서를 체계적으로 관리하고 보호해야 한다는 생각이 강하게 들었습니다.

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2. 클라우디움을 어떻게 알게 되어 도입하게 되셨나요?

 

저희는 LS그룹에 속해 있는데, 다른 계열사에서 먼저 클라우디움을 사용 중이었습니다. 내부에서 추천을 받아 클라우디움을 고려하게 되었죠. 기능적인 부분에서 랜섬웨어 이슈 방지와 자산화 기능이 뛰어나 선택하게 되었습니다. 믿을 만한 내부의 추천이 있었기 때문에 클라우디움을 안심하고 선택했습니다.

 

​3. 문서중앙화 솔루션 구축 당시 어려운 점은 없으셨나요?

 

1) 문서 분류 체계 확립

클라우디움을 구축할 때 가장 어려웠던 부분은 문서 분류 체계를 확립하는 것이었습니다. 저희는 부서별로 문서를 마음대로 저장하는 대신, 문서를 자산화하고 체계적으로 관리하기 위해 회사 내의 표준 문서 분류 체계를 따르기로 했습니다. 개인이 임의로 대분류, 중분류, 소분류를 정하는 것이 아니라, 정해진 틀에 맞춰 문서를 저장하고 관리할 수 있도록 분류 체계를 확립했죠. 저희는 건설업을 영위하고 있기 때문에 프로젝트별로 문서 폴더를 체계적으로 구성하는 것이 필수적이었기 때문입니다. 예를 들어, 개인이 본인만의 기준으로 문서를 만들고 저장하면 그 사람이 퇴사하거나 자리를 비웠을 때, 다른 사람이 그 문서를 활용할 때 접근하기 어려울 수 있습니다. 폴더 생성이 개인의 주관에 따라 이루어지면 체계가 무너질 수 있습니다. 

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그래서 처음부터 문서 분류 체계를 명확하게 정립하고 폴더 구조를 정의해야하는데 이 과정이 가장 어려웠던 부분입니다. 근데 이 부분은 시스템적인 어려움이 아니라 저희가 하는 방향성 때문에 힘든 점이었죠. 완성된 틀을 시스템에 적용하는 작업은 클라우디움 기술지원팀의 엔지니어분들이 많이 도와주셨습니다.

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2) 내부 임직원 교육 및 이해

처음 도입할 때 직원들 사이에서 문의가 있었습니다. 주된 질문은 "완성된 문서만 올려야 하는 공간으로 사용할 것인지, 아니면 개인적으로 c나 d 드라이브처럼 완성되지 않은 문서도 저장하고, 활용할 수 있게 할 것인지"에 대한 것이었어요. 

저희의 콘셉트는 후자였습니다. 완성된 문서만 저장하는 공간이 아니라, 개인용 드라이브를 대체할 수 있는 공간으로 만들고자 했죠. 이를 직원들에게 이해시키는 데 시간이 좀 걸렸습니다.

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또한, 문서를 회사의 표준 문서 분류 체계에 맞춰 저장하는 것에 익숙해지는 과정도 필요했습니다. 처음에는 자신이 저장한 문서를 어디에 두었는지 헷갈리는 경우도 있었죠. 하지만 즐겨찾기 기능을 활용하면 오른쪽 상단에서 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있어 이런 문제를 해결할 수 있었습니다. 이 기능 덕분에 직원들이 새로운 시스템에 빠르게 적응할 수 있었어요.

 

 

 

 

(주)선우, 클라우디움 문서중앙화 활용기

 

4. 선우만의 시스템 활용 현황에 대해 설명해주세요.

 

현재 임원들을 제외한 모든 직원이 문서 중앙화 정책을 사용하고 있습니다. 개인 PC의 C나 D 드라이브에 저장하지 않고, 중앙 서버에 저장해 자산화 할 수 있도록 했죠. 그리고 개인 용도의 저장 공간도 조금 필요하다고 판단을 해서 개인 임시 드라이브는 필요에 따라 용량을 제한적으로 제공하고 있습니다.

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저희는 클라우디움의 문서 보관 기능을 주로 사용하고 있으며, LS 그룹의 보안 정책에 따라 마이크로소프트 AIP로 문서를 암호화하고 있습니다. 클라우디움의 보관 기능과 그룹의 보안 기능을 함께 활용하고 있죠.

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건설업을 하고 있어서 도면이나 비밀 유지가 필요한 문서들이 많습니다. 이런 문서들은 클라우디움을 통해 안전하게 보관하고, AIP로 추가 암호화를 해서 관리하고 있습니다. 그래서 중요한 문서들을 체계적으로 보호할 수 있습니다.

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5. 업무에서 자주 사용하거나 유용한 기능은 무엇인가요?

 

1) 즐겨찾기 & URL로 자료 공유

문서 분류 체계를 사용하다 보니, 즐겨찾기 기능이 특히 유용하다고 생각됩니다. 자주 쓰는 문서나 이슈화된 문서를 즐겨찾기에 추가해 빠르게 접근할 수 있습니다. 그리고 상단에 URL처럼 공유가 가능해서 팀원들과 쉽게 문서를 공유할 수 있습니다.

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2) 이력 확인으로 효율적인 관리

또한, 공유된 문서의 이력 관리가 가능해서 누가 파일을 받았고, 누가 수정했는지 히스토리를 확인할 수 있습니다. 이런 점들이 문서 관리와 협업에 있어서 매우 유용한 기능이라고 생각합니다.

 

 

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6. 클라우디움 도입 후, 업무에서 가장 달라진 점이 있다면 무엇일까요? 

 

랜섬웨어 감염이나 피해 관련한 이슈가 완전히 사라졌고, 문서가 자산화되었습니다. 

사용자가 실수로 파일을 지우더라도 관리자가 삭제된 문서를 휴지통에서 복원할 수 있어서 매우 편리합니다.

 

입퇴사가 많을 때도 자료 유지가 편리해졌습니다. 예를 들어, 국세청에서 감사가 나올 때 자료가 많이 필요한데, 클라우디움을 통해 문서가 중앙화되어 있으므로 과거의 자료를 쉽게 조회할 수 있습니다. 이렇게 중앙에 집대성되고 일원화된 자료 덕분에 규정 준수나 감사 대응이 훨씬 수월해졌습니다.

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7. 클라우디움 도입을 고려하는 다른 기업에게 조언하고 싶은 점은 있다면 어떤 게 있을까요?

 

중소기업이나 자체적으로 보안 체계를 갖추지 않은 중견기업의 경우, 고도화된 보안과 보관 기능을 사용하는 것이 어려울 수 있습니다. 저희는 그룹 정책에 따라 큰 비용을 들여서 클라우디움을 도입했지만, 중견기업이나 추가 보안 솔루션 도입이 어려운 중소기업이라면 사이버다임 제품 하나로 보안과 보관 기능을 모두 해결​할 수 있을 것입니다.

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도입을 고려하신다면, 문서를 자산화하기 위해 회사에서 어느 정도 문서 분류 가이드라인이나 기준을 사전에 정의하는 것이 가장 중요하다고 생각합니다. 보안과 보관의 기능을 모두 갖춰 랜섬웨어와 같은 리스크를 보완할 수 있기 때문에, 다른 회사에서도 클라우디움 도입을 고민해 볼 만한 가치가 있다고 생각합니다.

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​8. 클라우디움의 만족도는 10점 만점의 몇 점일까요?

 

클라우디움을 8점으로 평가하며 만족스럽게 사용하고 있습니다. 특히 기술 지원은 잘 받고 있습니다. 중간중간 해피콜 서비스를 통해 고객의 의견을 듣는 점도 인상적입니다. 사이버다임은 고객의 목소리에 귀 기울이고, 필요한 지원을 신속하게 제공하는 것 같아요.

 

 

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