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업무 중 생성되는 모든 문서는 기업의 자산입니다. 하지만 제대로 관리되지 않는 순간, 그 자산은 ‘리스크’가 되기도 합니다.
파일은 어디에 저장했는지 기억나지 않고, 퇴직자가 삭제한 문서는 복구할 방법이 없습니다. 외부 협력사와 문서를 공유할 때도 보안 걱정이 따라붙습니다.
그래서 많은 기업들이 ‘문서중앙화’에 주목하고 있습니다. 모든 문서를 한 곳에서 관리하면, 자산화, 보안, 협업이 모두 쉬워지기 때문입니다.
수많은 기업들이 문서중앙화 솔루션을 찾는 이유, 지금부터 함께 살펴보시죠.
문서중앙화 솔루션, 정확히 무엇일까?
문서중앙화 솔루션은 말 그대로 기업 내 모든 문서를 중앙 시스템에서 관리하는 솔루션입니다. 도입 시 각 직원의 PC에 흩어진 문서를 중앙 서버로 수집하며, 이후에 생성되는 모든 문서는 중앙 서버에만 저장되도록 중앙화 정책을 설정할 수 있습니다.
왜 주목받고 있을까? 문서중앙화의 세 가지 핵심 가치
📁 1. 문서 자산화 – 모든 문서가 회사 중앙 서버에.
- 생성되는 모든 문서를 중앙에 수집해 기술 및 자료의 기업 자산화
- 퇴직, 부서 변경 등에도 문서가 사라지지 않고 그대로 보존되며, 신규 입사 시 계정 부여만으로 소속된 부서의 문서 활용
- 본문 내용, 파일 형식, 작성자 등 상세한 속성 검색을 통해 필요한 문서를 빠르게 찾아 활용
🔒 2. 보안 강화 – 유출 걱정 끝! 안전한 업무 환경
- 사용자, 부서, 직급에 따른 세밀한 권한 설정으로 무분별한 문서의 조회와 활용 방지
- 외부 반출 시 만료 기간 / 비밀번호 / 다운로드 횟수 등 정책을 적용한 URL을 공유하고 필요 시 URL 회수해 반출 파일 제어
- 누가, 언제, 어떤 문서에 접근했는지 이력 확인으로 모니터링
- 기밀 문서, 개인정보 문서 등 주요 자료에 반출 승인 프로세스를 설정해 보안 강화
🤝 3. 협업 효율 상승 – 항상 최신 문서 활용 가능
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변경 내역이 한 파일 내에 버전으로 기록되어, 항상 최신 버전의 문서 활용 가능 (이전 버전의 조회, 복구 가능)
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서버 문서로 이동하는 URL로 협업하기 때문에, 한 번의 공유만으로 용량, 속도 제한 없는 활용
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어디서든 웹/에이전트/모바일로 접속 가능해 재택근무 및 비대면 환경에도 유연하게 대응
산업별로 어떻게 활용될까?
문서중앙화 솔루션을 도입하는 일반적인 목적은 문서의 중앙 관리이지만, 산업 특성에 따라 다양한 방식으로 활용합니다.
- 제조: 3D CAD 설계 도면 등 대용량 문서의 중앙화와 국가핵심기술 자료의 반출 제어를 통한 유출 방지
- 금융: 개인정보 문서의 자동 검출 및 분류, 이중 보안 설정을 통한 개인정보보호법 준수
- 공공: 자산화 및 통합 관리, 속성 검색을 통해 장기간 축적된 문서의 빠른 활용
- IT·컨설팅: 다양한 프로젝트별 폴더 분류와 URL을 통한 대용량 파일의 간편한 외부 공유
- 의료·제약: 환자 정보, 의료 영상, 연구 데이터 등 대용량 문서의 통합 관리와 유출 방지를 통한 관련 법률 및 규제 준수
기업 규모, 환경에 따라 다른 사이버다임 문서중앙화 도입 전략
🚀 스타트업 · 중소기업도 문제없어요 – ‘클라우디움’
IT 인프라가 없거나, 큰 비용을 투자하기 어려운 기업도 걱정 없습니다. 사이버다임의 클라우디움은 구축 형태부터 과금 방식까지 다양한 형태로 제공되어, 환경에 따라 원하는 방식을 선택해 빠르게 도입할 수 있습니다.
- 과금형 : IT 인프라 없이도 설치 즉시 사용 가능한 클라우드 구독형
- 구축 과금형 : H/W + S/W를 자체 서버로 운영하되, 비용은 월 과금 방식으로 납부해 초기 구축 비용 절감
- 구축형 : 서버 및 솔루션의 소유권을 구매해 전용 서버를 구축하고, 내부 IT 인력이 직접 운영
🏢 공공기관 · 금융기관 · 대기업이라면 – ‘Destiny ECM’
복잡한 IT 환경이나 대규모 사용자 환경에서도 유연하게 대응할 수 있는 문서중앙화 솔루션이 필요하다면, ‘Destiny ECM’을 선택해 비즈니스 환경에 맞춰 운영할 수 있습니다.
- ERP, SSO, 그룹웨어 등 기존에 사용하던 다양한 업무 시스템 연동
- 비즈니스 환경에 맞춘 맞춤형 기능 구성 및 커스터마이징
- 대용량 문서와 대규모 사용자 환경에서의 안정적인 성능
- 망분리 환경에 구축해 내부 자료 자산화와 정보 유실 차단으로 보안 강화
문서중앙화 솔루션을 직접 체험해 보고 싶다면, ISEC 2025에서 사이버다임 부스에 방문해 보세요!
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