기업 데이터를 보호하려면 보안 위협을 막기 위한 전략이 필요합니다.

오늘은 데이터 보호를 위한 5가지 필수 보안 전략과, 이를 실천할 수 있는 문서 보안 솔루션 문서중앙화의 기능을 말씀드리겠습니다.

 

 

1.  매체 제어로 전사 데이터 자산화 및 통합 관리

 

개인 PC, USB, 외장하드, 클라우드 저장소 등 외부 저장 매체를 통해 기업의 내부 데이터가 유출되거나 저장된 기기의 고장 · 분실로 유실되는 사례는 빈번하게 발생합니다. 그렇기 때문에 기업 내에서 외부 장치의 사용을 엄격히 통제해야 데이터 유출을 방지하고, 전사 데이터를 기업의 자산으로 관리할 수 있습니다. 

 

💡사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 외부 저장 매체로의 저장을 제어해 모든 데이터를 중앙 서버에서 통합 관리할 수 있습니다.

생성된 데이터가 저장되는 시점에 외부 저장 매체로의 저장을 막고 기업의 중앙 서버 한 곳에만 저장합니다. 이때, 전사 또는 사용자마다 개인 PC, USB 등에 대한 저장 정책을 설정해 제어할 수 있습니다. 이를 통해 기업의 모든 데이터를 자산화해 통합적으로 관리할 수 있으며, 데이터 분류 체계를 구축해 부서별, 프로젝트별로 분류해 손쉽게 활용하거나, 민감 정보와 일반 정보를 구분해 더욱 강화된 보안 조치를 적용해 관리할 수 있습니다.

 

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*사이버다임 문서중앙화 솔루션 - 개인 PC(로컬 디스크) 저장 제어
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※삭제 권한이 없거나, 자신이 생성하지 않은 문서를 삭제하려고 할 경우 아래와 같은 알림이 뜨며 삭제되지 않습니다.

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2. 접근 권한 세분화로 데이터 보호

 

모든 직원이 전사 데이터에 접근할 필요는 없습니다. 직원의 접근 권한을 세분화하여 관리하는 것은 데이터 보호의 기본입니다. 각 직원이 직무 또는 직급에 따라 필요한 정보에만 접근할 수 있도록 권한을 세분화하고, 주기적으로 권한을 검토해 불필요한 접근을 차단해야 합니다. 이를 통해 민감한 정보가 불필요한 사용자에게 노출되지 않도록 방지할 수 있으며, 정보 유출을 예방할 수 있습니다.

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💡사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 모든 데이터에 대해 세분화된 접근 권한을 설정할 수 있습니다.

사용자, 부서, 직급에 따라 폴더와 문서에 대해 목록 조회, 문서 읽기, 수정, 삭제 권한을 부여해 권한이 없는 사용자의 접근과 활용을 막을 수 있습니다. 이때, 폴더 전체에 권한이 부여되어 있더라도, 해당 폴더에 기밀 문서가 포함되어 있다면 개별 문서에 대한 권한만 별도로 설정할 수 있어 세부적인 보안 조치가 가능해집니다. 

 

 

*사이버다임 문서중앙화 솔루션 - 접근 권한 설정
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3. 전송 경로 제어로 유출 차단

 

협업 과정에서 정보 공유는 필수적이지만, 무분별하게 원본 파일의 공유가 이루어지면 파일을 찾기 어려울 뿐만 아니라 특정 파일이 유출되어도 추적하기 어려워집니다. 그렇기 때문에 데이터가 공유되는 경로에 대한 보안을 강화해야 합니다. 내부 임직원 간 공유, 외부 협력사와의 공유는 물론 복사, 인쇄 등 우회적인 데이터 유출 경로를 차단해야 합니다.

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💡사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 직접적인 유출 경로는 물론, 인쇄·캡쳐 등 우회적인 유출 경로도 제어할 수 있습니다.

주요 파일의 경우 외부로 공유할 수 없게 설정하거나, 관리자의 승인이 있어야만 반출할 수 있도록 외부 반출 승인 프로세스를 적용할 수 있습니다. 

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파일 공유 시에도 원본이 아닌 URL로 공유합니다. 내부 직원 간 문서를 공유할 때에는 서버 내 문서가 위치한 경로로 이동해 파일을 바로 열 수 있는 '내부 공유용 URL'을 사용합니다. 외부로 공유할 때에는 다운로드가 가능한 '외부 공유용 URL'을 전송하는데, 이때 비밀번호, 다운로드 횟수, 만료 기간 등을 설정할 수 있어 데이터가 안전하게 전달됩니다.

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또한, 구글 · 네이버 메일 등 웹사이트별 파일 첨부 여부 설정은 물론, 문서별 캡쳐 및 인쇄 가능 여부, 인쇄 가능 시에도 워터마크 출력 등을 설정해 우회적인 유출 경로도 차단할 수 있습니다. 이를 통해 내부와 외부의 정보 유출 가능성을 최소화합니다.

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4. 삭제 · 훼손된 데이터 복구로 유실 최소화

 

사이버 공격, 하드웨어 오류, 실수 또는 고의 등으로 PC가 손상되거나 데이터가 손실되는 경우 신속하게 데이터를 복구할 수 있는 체계를 마련해야 합니다. 데이터가 백업되어 있을 경우, 사이버 공격으로 인한 금전 요구를 포함해, 유실된 데이터를 복구하기 위한 추가 비용 없이 빠르게 업무 환경에 복귀할 수 있어 데이터 손실로 인한 업무 중단 사태를 방지합니다.

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💡사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 훼손되거나 삭제된 문서도 손쉽게 복구할 수 있습니다.

중앙 서버에 저장된 문서를 수정하면, 모든 수정 내역이 한 파일 내에 각 버전으로 저장됩니다. 그렇기 때문에 문서의 일부가 수정되어도 이전 버전을 열어 확인하고, 복구할 수 있습니다. 또한, 문서를 삭제하면 중앙 서버 내 관리자만이 최종적으로 삭제가 가능한 휴지통으로 이동하기 때문에, 삭제된 목록을 확인하고 복구할 수 있습니다. 

 

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5. 이력 추적을 통한 이상 행위 감지

 

모든 데이터의 접근 및 변동사항을 기록하는 이력 추적 시스템을 구축해, 사전에 접근 이력을 감시하고 문제가 발생했을 때 신속하게 원인을 파악할 수 있어야 합니다. 이를 통해 비정상적으로 많은 접근 및 조회를 사전에 감시하고, 데이터 유출 시 증빙자료로 활용할 수 있습니다.

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💡사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 데이터에 접근한 사용자의 모든 작업 이력을 기록합니다.

생성, 조회, 편집, 삭제, 공유, 다운로드 등 모든 이력이 기록되기 때문에 누가, 언제, 어떤 작업을 했는지 명확히 파악할 수 있으며, 관리자는 전사의 문서 활용 현황도 확인할 수 있어 지나치게 많이 외부 공유 URL을 생성하는 등 비정상적인 행위를 모니터링할 수 있습니다.

 

 

이처럼, 문서중앙화 솔루션은 사이버 보안 위협으로부터 기업의 데이터를 보호할 수 있는 다양한 기능을 제공합니다.

매체 제어, 권한 관리, 공유 제어, 데이터 복구, 이력 추적 등의 기능을 활용해 기업 보안을 강화하세요.

 

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