이력이나 전송 내역을 체계적으로 확인할 수 있는

통합 관리 시스템 필요해 도입하게 되었습니다.

 

 

 

A기업 고민	문서중앙화 Destiny ECM 도입 성과
개인 PC와 NAS를 이용한 데이터 관리	수십 년간 축적된 기록을 안전하게 보관하고 체계적으로 관리
문서 사용 이력 및 흐름 관리 필요	사용 이력 기록화 및 보안 정책 기능으로 보안 강화, 내부 보안 인식 향상
랜섬웨어 감염 위험 대비 필요	개인 PC나 NAS 등 감염되더라도 원본 데이터가 유실되지 않음

이번 사례의 주인공은 이전까지는 개인 PC와 NAS(Network Attached Storage)를 활용해 데이터를 관리해 왔지만, 점점 데이터가 늘어나면서 다음과 같은 문제가 발생했습니다.

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• 랜섬웨어 감염 위험 → "만약 랜섬웨어에 걸리면, 우리 문서들은 어떻게 되는 거지?"
• 문서 유실 문제 → "중요한 기술 문서가 삭제되거나 수정되면 어떻게 복구하지?"

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오늘 인터뷰에서는 문서중앙화 솔루션 도입이 필요했던 계기, 사이버다임을 선택한 이유, 그리고 이를 통해 이루어낸 혁신적인 변화에 대해 이야기 나누었습니다. 함께 확인해 보시죠!

 

문서중앙화 구축 계기와 사이버다임 선택 이유!

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?

기존에는 개인 PC와 NAS를 오랜 기간 활용해 데이터를 관리해 왔습니다. 하지만 점점 데이터가 방대해지면서 이력·전송 내역을 체계적으로 관리할 시스템이 필요해졌습니다. 그러던 중, “랜섬웨어에 감염되면 어떻게 하지?”, “사용하던 문서가 유실되면 어떻게 복구하지?”와 같은 고민이 생겼고, 문서 데이터 관리의 필요성이 더욱 커졌습니다.

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이에 따라 2022년부터 문서 관리 솔루션 도입에 대한 논의가 시작되었으며, 2022년 검토를 시작해 2023~2024년 예산을 편성하고 본격 도입했습니다. 무엇보다 수십 년간 축적된 기록을 안전하게 보관하고 체계적으로 관리하는 것이 핵심 과제였습니다.

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직원이 직접 검색을 통해 문서 중앙화 솔루션을 찾아보던 중, 마침 다른 계열사에서 도입한다는 소식을 접하게 되었습니다. 이 정보가 최종 결정에 큰 도움이 되었습니다.

 

2. 사이버다임의 문서중앙화 시스템을 선택하신 이유가 궁금합니다.

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사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 선택한 가장 큰 이유는 신뢰였습니다. 제품의 성능과 안정성에 대한 확신이 느껴졌고, 실제로 두 브랜드를 비교하며 비딩을 진행했을 때, 사이버다임이 우리 회사에 더 적합하며 세심한 지원을 제공할 것이라는 믿음이 들었습니다. 또한, 설명 방식이 전문적이고 체계적이어서 더욱 신뢰할 수 있었습니다. 특히, 영업 대표의 고객 중심적인 태도가 최종 결정에 큰 영향을 미쳤습니다.

문서중앙화 솔루션의 기능 자체는 경쟁사와 유사한 부분도 있었지만, 설명 방식에서 차이가 있었습니다. 일부 기업은 강요하는 듯한 접근 방식을 보였던 반면, 사이버다임은 논리적이고 체계적인 설명으로 신뢰를 쌓아갔습니다. 이러한 차이가 보다 확신 있는 선택으로 이어졌습니다.

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3. 문서중앙화 솔루션 구축 당시 어려운 점은 없으셨나요?

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문서중앙화 솔루션 도입 과정에서 큰 어려움 없이 구축을 완료할 수 있었습니다. 다만, 파일 이관 과정에서 예상보다 시간이 오래 걸려 관리적인 어려움이 있었습니다.

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이관해야 할 데이터의 총량이 약 10~11TB에 달하다 보니, 일부 파일은 몇 시간 내에 전송이 완료되었지만, 일부는 일주일 이상 소요되는 경우도 있어 이관 작업에 시간이 조금 걸렸습니다. 또한, 기존 문서를 이관하는 동안에도 새로운 문서가 계속 생성되었기 때문에, 이전된 데이터 뿐만 아니라 새로 생성된 문서까지 함께 관리해야 하는 상황이었습니다. 이에 따라 실무자들에게 문서 업데이트 방법을 안내하며 업무를 조율해 나갔습니다.

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사이버다임 문서중앙화 활용 현황 알아보기

4. 현재 시스템 활용 현황에 대해 설명해주세요.

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현재 문서중앙화 솔루션과 DRM 솔루션을 함께 사용하고 있으며, 문서 자산화를 위한 중앙화 방식을 기반으로 운영하고 있습니다. 다만, 보안 및 비용 이슈로 인해 두 시스템을 연동하지 않고 개별적으로 운용하고 있습니다.

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이러한 구조 덕분에 문서의 체계적인 관리와 함께, 업무 문서를 보다 자유롭게 활용할 수 있는 환경이 조성​되었습니다. 정책 도입 초기에는 일부 반발이 있을 것으로 예상했지만, 실제 운영 후 직원들의 불만은 크지 않았고, 원활하게 정착되고 있는 상황입니다.

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5. 업무에서 자주 사용하거나 유용한 기능은 무엇인가요?

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사용자들이 가장 많이 활용하는 기능은 이력 확인과 버전 복구 기능인 것 같아요. 공유 폴더 기능도 적극적으로 활용하면서, 팀별로 손쉽게 협업할 수 있도록 운영하고 있습니다.

 

현재 각 팀별로 자유롭게 권한을 관리할 수 있도록 정책을 적용하고 있는데, 삭제만 제한하는 방식으로 운영 중입니다. 영구 삭제는 팀장님들만 가능하게 설정해서, 예를 들어 같은 인사팀 내에서도 급여 담당자와 교육 담당자의 권한을 다르게 설정할 수 있도록 담당 부서장이 직접 관리하는 구조입니다.

 

이력이나 복구 기능은 꾸준히 잘 사용하고 있고, 최근에는 대용량 파일 공유 기능도 유용하게 활용하는 사례가 많아졌어요. 2년 전까지만 해도 보안 이슈 때문에 대용량 메일 발송이 제한됐었는데, 지금은 보안성이 많이 개선되었다고 생각합니다.

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6. 문서중앙화 솔루션 도입 후 가장 달라진 점이 있다면 무엇이 있을까요?

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문서중앙화를 도입하고 가장 크게 변화한 부분은 ‘회의 방식’입니다.

기존에는 회의 자료를 메일이나 메신저로 공유하고, 따로 파일을 내려받아 준비하는 것이 일반적이었어요. 하지만 ECM을 도입한 이후에는 굳이 파일을 따로 공유하지 않아도, 회의실에서 ECM에 로그인만 하면 바로 회의 자료를 확인하고 발표할 수 있게 되었습니다.

 

이전보다 더 빠르고 편리하게 자료를 공유하고 활용할 수 있어서 회의 준비 시간이 줄어들었고, 최신 버전의 문서를 바로 확인할 수 있다는 점도 큰 변화라고 느낍니다.

보안 측면에서 매우 만족하고 있으며,

현재 우리 회사에 필수적인 시스템이 되었습니다.

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7. Destiny ECM 도입을 고려하는 다른 기업에게 조언하고 싶은 점은 있다면 어떤 게 있을까요?

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문서중앙화를 충분히 권장할 만한 솔루션이라고 생각합니다.

주변에도 많이 추천하고 있으며, 실제로 같은 계열사에서도 도입이 추진되고 있습니다. 보안적인 측면이나 전체적인 기능을 고려했을 때, 실제로 써보니 좋은 점이 많았습니다.

 

또한, 이미 사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 사용하고 있는 기업들도 많고, 실제로 잘 활용하고 있다는 후기도 들었습니다. 이런 점들을 고려했을 때, 안정적이고 신뢰할 수 있는 솔루션으로 추천할 만하다고 생각합니다.

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💡 사이버다임 문서중앙화 솔루션을 도입한 고객들의 경험과 성과를 공유해드렸습니다.

고객들이 신뢰하는 이유, 그리고 실제 도입 후의 변화까지 살펴보며 문서중앙화의 필요성을 다시 한번 확인할 수 있었습니다. 특히, 보안성과 효율성을 동시에 강화할 수 있는 Destiny ECM이 업무 환경을 혁신하는 데 기여하고 있다는 점이 인상적이었습니다!

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사이버다임은 앞으로도 고객의 목소리에 귀 기울이며, 보다 완벽한 문서중앙화 환경을 제공할 수 있도록 지속적으로 발전해 나가겠습니다. 안정적인 문서 관리와 보안을 고민하는 기업이라면, 지금 바로 사이버다임과 함께하세요!

출처: https://cyberdigm.tistory.com/entry/성공-사례-SK계열사-문서중앙화로-이력-추적-전송-내역-완벽-관리-사이버다임-고객-사례 [사이버다임 블로그 "완벽하게 보호하고, 자유롭게 공유한다.":티스토리]