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| 분야 | A 연구 | ||
|---|---|---|---|
| 한줄입력 | 연구 문서 자산화, 업무 자료의 사용 현황과 보안 관리 가시화 | ||
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공유가 원활하게 이루어진다, 페이퍼 리스를 이뤘다. 자산화를 이뤘다. 이런 부분보다는 문화가 정말 많이 바뀌었어요.
A연구소는 문서중앙화 솔루션을 이용해 연구 문서를 자산화하고, 업무 자료의 사용 현황과 보안 관리를 가시화했다고 말씀해 주셨습니다. 오늘은 A연구소의 IT를 담당하고 계신 김팀장님과 백팀장님 두 분을 인터뷰해 보면서 문서중앙화 도입 후기를 직접 들어보겠습니다!
문서중앙화솔루션 도입 현황
1. 문서중앙화 솔루션 도입을 처음 검토하게 된 계기를 말씀해 주세요.
백팀장님
처음에는 보안적인 측면에서 문서 중앙화가 반드시 필요하다고 느꼈습니다. 저희가 설립된지 오래된 연구소이다 보니 중요한 자료들이 많은데 자료를 개인적으로 보관하고 활용하는 분들이 많았습니다. 이 때문에 자료 공유도 원활하지 않았고, 보안 관리도 체계적이지 못했어요.
문서 중앙화가 필요한 이유는 두 가지였습니다. 첫째, 🔐자료의 보안 관리 가시화입니다. 중요한 자료들이 개별 관리되다 보니 유출 사고가 발생할 위험이 높아졌고, 정보 흐름을 한눈에 파악하기도 어려웠습니다. 둘째, 💰공유를 통한 조직 자산화입니다. 이 자료들은 국가 자산이기도 한데, 개인이 자료를 독점적으로 관리하게 되면 조직 내에서 권력화될 가능성도 있었기 때문입니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 여러 솔루션을 검토한 끝에, 사이버다임의 문서 중앙화 솔루션을 도입하게 되었습니다. 이를 통해 보안 관리가 한층 강화되었고, 자료를 조직의 자산으로 체계적으로 관리하고 공유할 수 있게 되었습니다.
2. 사이버다임의 문서중앙화 시스템을 선택하신 이유가 궁금합니다.
김팀장님
제 기준에서 점수를 많이 책정했다고 생각하는 부분은, 유저가 어떤 다른 시스템에 들어가 있다는 느낌을 받지 않고 자연스럽게 탐색기에서 또 하나의 드라이브가 있는 것처럼 사용하는 부분입니다. 그래서 최대한 웹 화면을 배제했어요. 웹 화면으로 새로 뜨는 방식은 조직마다 다를 수 있는데, 이 조직은 오랫동안 기존 시스템을 사용해왔기 때문에 새로운 걸 처음부터 웹 화면으로 봤다면 괜찮았겠지만, 그렇지 않아서 유저 수용성에 차이가 있을 거라고 생각했습니다.
사이버다임 쪽에서는 탐색기 컨텍스트 메뉴를 기반으로 하는 시스템이었고, 그 부분이 가장 큰 영향을 미쳤습니다.
또 하나는 사용하는 용어 자체가 마음에 들었어요.'ECM'(전사적 콘텐츠 관리)이라는 용어를 쓰셨고, 그게 문서를 관리하는 학문에서 쓰이는 개념들이라는 걸 알게 됐습니다. 저는 그런 걸 중요하게 생각합니다. 뼈대가 있는지, 기반이 튼튼한 지를요. 아무리 응용을 잘해도 원론적인 걸 모르고 응용하면 한계가 명확하다고 생각해요. 특히 기술 개발하시는 분들이 뿌리를 가지고 있는지 중요하게 봤습니다. 두 가지가 선택에 가장 크게 작용했습니다.
백팀장님
저는 안정성을 최우선으로 생각했습니다. 문서 관련 시스템을 도입하고 운영할 때는 작은 실수 하나도 큰 혼란을 일으킬 수 있거든요. 그래서 이미 여러 대형 기관에서 안정적으로 사용되고 있는 레퍼런스를 가지고 있는 솔루션을 선택하는 것이 중요했습니다.
사이버다임의 솔루션은 그런 점에서 신뢰할 만했고, 특히 분산 스토리지 구조를 갖추고 있어 안정성을 보장하는 중요한 요소였습니다. 또 해외 지사까지 고려해 만들어진 솔루션이라는 점도 신뢰감을 높였습니다. 솔루션의 뿌리가 튼튼하다는 걸 느꼈어요.
🚩솔루션 선택에 중요한 포인트가 되었던 것이 있다면? 어떤 것이 있을까요?
김팀장님
시스템 도입 업무를 14년째 하고 있는데, 아무리 많은 솔루션을 꼼꼼히 봐도 그 기능을 온전히 이해하기는 어렵습니다. 실제로 2~3년 써보고 나서야 잘못된 점을 알게 되기도 하고, 이게 편리하다고 느낄 때도 있습니다. 그래서 A보다 B가 좋은지 판단하기는 쉽지 않아요.
근본을 따지는 이유는 기업이 그만큼 고민했기 때문입니다. 문서란 무엇이고, 문서가 어떻게 유통되고 관리돼야 하는지, 그것이 기업의 밸류 창출에 어떻게 기여하는지 알아야 하니까요. 근본적인 고민이 없는 솔루션들은 신뢰가 좀 덜 가요.
또 하나 중요하게 생각하는 건, 그 회사가 자사 제품을 활발히 사용하고 있는지입니다.
백팀장님
저도 자사 제품을 실제로 활발히 쓰고 있는지 많이 물어봅니다. 단순히 테스트 베드나 샘플로 사용하는 게 아니라, 실제로 문서 중앙화를 위해 자사 문서를 모두 이 시스템에 넣고 관리하고 있는지 확인하는 거죠.
3. 문서중앙화 솔루션 구축 당시 어려운 점은 없으셨나요?
김팀장님
가장 어려운 점은 솔루션 자체가 아니라, 우리 회사에서 문서를 체계적으로 관리해 본 적이 없다는 점이에요. 그리고 개인 PC에 문서를 저장해 놓고 사용하다 보면, 아무리 시스템을 구축해도 그 관성을 꺾기가 어렵습니다. 관성을 이기려면 문서 중앙화 기능을 사용해야 하는데, 강제화되면 불편함이 생기고, 그러다 보면 프로젝트가 좌초될 가능성도 커지죠.
그래서 동력이 점점 줄어들게 됩니다. 불편함을 줄 수 있는 부분을 컨트롤하는 게 가장 어려웠어요. 그래서 아까 이야기했던 것처럼 변화 관리가 중요합니다. 결국 문서 중앙화의 핵심은 회사의 문서 자산을 통제하고 관리하며, 통제력을 확보함과 동시에 문서를 잘 공유하고 활용해 기업의 가치를 높이는 데 있습니다.
이런 측면에서 봤을 때, 백팀장님이 말씀하신 것처럼 직원들이 현재 동굴 생활을 하다가 아파트로 이사 가는 것 같은 충격을 최소화해야 합니다. 무엇이 더 편해지는지를 설명해 주고, 일부는 직접 경험해 보도록 맛을 보여줘야 하죠.
예를 들어, 팀 내에서 10명이 메일로 계속 버전 관리도 안 되는 문서를 주고받다가, 이제는 TF 폴더 하나를 만들어서 그 안에 파일을 올리면 각자 PC에서 쉽게 확인할 수 있게 하는 방식이 편리하다는 걸 체험시켜 줬습니다. 이런 전략을 설정하는 데 어려움이 있었고, 활용 방안을 어떻게 제공할 것인지가 큰 어려움이었습니다.
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A연구소 문서 자산화,
업무 협업 AI 활용까지
4. A연구소의 시스템 활용 현황에 대해 설명해 주세요.
1) A연구소는 어떻게 문서중앙화를 적용하고 활용하고 계시나요?
김팀장님
부서별 폴더를 운영하는 형태입니다. 저희가 처음에 몇 번 가이드를 하고 독려 캠페인도 했지만, 강제화하지는 않았어요. 그런데 자연스럽게 대부분의 부서가 지금 2년 차에 접어들며 다 사용하고 있습니다. 저희는 이걸 ‘큐브’라고 이름 지었는데, 자연스럽게 '큐브에 올려놔라'라는 말이 나옵니다. 이 정도면 그래도 수용성이 좋았던 것 같아요.
백팀장님
사용자 입장에서 쉽게 접근할 수 있는 비즈니스 케이스들을 발굴해서 교육도 시키고, 폴더 체계도 만들어 제안했어요. ‘어떤 폴더 체계를 가져가면 좋겠다’라고 제안하면서, 그런 것들을 통해 시스템이 그래도 잘 안착된 것 같다는 생각이 듭니다.
김팀장님
관성이라고 보면 되겠네요. 기존 업무 방식의 관성을 꺾고 새로운 솔루션이 얼마나 맛있는 음식이 될 것인지를 알려주는 것이 중요했죠.
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2) 솔루션 안착을 위한 활동이 있다면 어떤 것들이 있을까요?
백팀장님
그런 건 있는 것 같아요. 저희는 구축하고 운영하는 입장이지만, 유저는 그런 배경 지식이 전혀 없잖아요. 본인이 쓰는 데 불편하면 그냥 불편한 거예요.
그런데 우리가 도입할 때 어긋날 수 있는 포인트들이 있잖아요. 문서중앙화에서 오픈한 문서를 편집하고 있는데 편집 내용이 사라진다던지 하는 오류는, 유저 입장에서는 용납이 안 되는 부분이죠.
초반에 그런 실수가 발생하면 시스템의 신뢰도에 큰 영향을 미치고, 사용량이 확 줄어들게 돼요. 그리고 그 신뢰를 회복하는 건 정말 어렵습니다. 그렇기 때문에 솔루션 도입 초반에 유저가 작은 오류도 겪지 않도록 하는 것이 중요합니다.
김팀장님
케이스를 발굴해서 발표도 해보고, 직원들에게 예전에는 이렇게 문제점과 개선점이 있었는데, 지금은 이렇게 아름답게 변했다는 식으로 전후 비교를 보여줬습니다. 마치 초가집에서 살다가 아파트에 불이 들어오고, 자동차도 들어오는 그런 비유로요.
최종 파일에 대한 이야기도 예시로 들면서, 하나의 파일을 계속 수정하면 이렇게 깔끔하게 관리될 수 있다는 식으로 전후 비교를 해주었죠. 그게 대부분의 캠페인이었어요. 그리고 부장님 께서는 약간 겁도 줬습니다. 평가할 때 본인이 올린 파일로만 업무 평가 실적을 인정해 주겠다는 식으로요. 저희는 역효과가 우려되어 반대를 했지만 결국 변형된 형태로 시행을 했습니다.
그래도 그 덕분에 사용량이 조금 늘어난 것 같긴 합니다. 결국에는 실적이니까요.
저희가 일부러 위원회처럼 빠르게 혜택을 볼 수 있는 곳들을 먼저 콘택트 해서, ‘위험 요소가 있는 폴더를 이렇게 만들어줄 테니 쓰라’고 하면서 운영을 도와주었습니다. 그리고 동시에 회의실을 디지털화했습니다. 회의실에 노트북을 전부 넣고, 내부 업무망에 연결해서 ECM과 연동되게 했죠.
페이퍼 리스 개념도 도입했습니다. 운영진에게는 페이퍼 리스라는 개념이 정확한 효과는 알 수 없더라도, 디지털 선도 기업이라는 이미지를 주었어요. 실제로 위원회에서는 종이 출력물을 엄청나게 가져가던 담당자들이 이제는 파일로만 관리하게 되니까 정말 좋아하더라고요.
예전에는 14부를 출력해서 회의를 준비했다면, 이제는 파일로 관리하니까 검색도 가능하고 논의도 훨씬 수월해졌습니다. 부장 레벨에서 검색 기능을 직접 사용해 보니 편리함을 느끼고, 오히려 사용하지 않는 위원에게 ‘왜 안 쓰냐’고 물어보게 됐죠.
3)연구소의 AI 활용 현황은?
김팀장님
우리 나라는 이미 AI를 적극적으로 활용하는 국가가 되었기 때문에, 이제는 'AI로 무엇을 할 수 있을까?'를 고민하는 단계에 와 있습니다. 대부분의 AI는 LLM(대규모 언어 모델)을 기반으로 하고 있는데, 이 모델들은 주로 문서를 학습하여 데이터를 추출하고 분석합니다. 중요한 점은, 이미 구축된 플랫폼을 어떻게 효과적으로 사용할 것인가에 있습니다.
아이언맨의 자비스를 아시나요? 자비스보다는 아직 부족하지만, 자체 테스트 결과 자비스의 5% 정도는 따라왔습니다. 연구원이 로그인하면, 그 사람이 만든 문서를 학습해서 키워드를 추출하고, 그 사람을 파악합니다. 그래서 외부에서 가져온 논문 중 그 사람이 연구한 키워드가 포함된 논문이 있으면, "누구 연구원님 안녕하세요. 인공지능을 2021년에 연구하셨는데, 마침 관련 논문이 나왔습니다."라는 식으로 추천해 주는 거죠.
또한, 특정 문서 패턴을 학습한 뒤 알림도 띄워주는 기능도 현재 저희가 베타 테스트를 진행했습니다. 자원을 많이 사용해서 상시로 돌리기는 어렵지만, 시간문제라고 생각해요. 세 달 전에는 불가능했던 일이, 이제는 가능해졌으니까요.
또한, 문맥을 굉장히 잘 이해합니다. 결국 문서는 문맥을 기반으로 하잖아요. 문서를 자원화하려면 문맥을 이해해야 하는데, 이제 AI를 이용해 문맥 이해가 가능합니다. 예전에는 연구원들이 대충 만들어놓은 문서가 양식화되지 않으면, 그걸 데이터베이스(DB)에 넣기 어려웠어요. 메타데이터로 만드는 것도 힘들었죠. 그런데 LLM은 이걸 아주 잘합니다. 그냥 문서를 넣고, 저자를 뽑고, 요약을 시키고, 키워드 3개만 뽑아보라고 하면 바로 됩니다.
6. 문서중앙화 도입 후, 업무에서 가장 달라진 점이 있다면 무엇일까요?
백팀장님
공유의 확대, 정보의 자산화, 페이퍼리스 등이 있겠지만 무엇보다 문화가 정말 많이 바뀌었어요. 문서중앙화를 도입한 후 가장 크게 달라진 점은 조직 내 문화의 변화라고 생각합니다. 예전에는 직원들이 자신의 하드디스크에 있는 자료를 쉽게 공유하지 않으려는 경향이 있었어요. 그동안은 각자의 자료를 개인 자산처럼 생각했던 거죠. 하지만 사실은 조직에서 만들어진 자산이고, 문제가 없다면 공유하는 것이 맞거든요. 이제는 이러한 인식이 바뀌면서 공유 문화가 정착되었습니다.
김팀장님
또 하나 큰 변화는 인수인계 방식입니다. 예전에는 인수인계를 받는 사람들의 폴더를 보면, 예를 들어 '2021년 김00', '2018년 유00', '2014년 박00' 식으로 개인 이름별로 자료를 가지고 있었어요. 이는 부서나 팀 중심이 아니라 개인 중심의 업무 방식을 반영한 것이죠. 하지만 문서중앙화를 통해 이제는 부서나 업무 중심으로 자료를 관리하게 되었고, 업무에 대한 인식도 많이 바뀌었습니다.
7. 문서중앙화 도입을 고려하는 다른 기업들에게 조언 한마디 부탁드려요.
백팀장님
저는 단편적으로 그냥 솔루션을 도입한다고 생각하면 안 된다고 봅니다. 이건 문화 개혁 활동이기도 하고, 변화 관리 측면에서 접근해야 한다는 걸 강조하고 싶습니다.직원 모두가 효능감을 느껴야 지속적인 이용 활성화도 되고 정보의 자산화가 자율적으로 이뤄집니다.
도입 초기에는 경영진을 중심으로 정착이 원활하게 진행될 수 있도록 전략적 접근을 하는 것도 잊지 않아야 할 포인트라고 생각합니다. 예를 들면 출장이 잦은 경영진 그룹을 대상으로 태블릿 및 무선 환경을 제공하여 경영진은 언제 어디서나 보고자료를 편리하게 확
인할 수 있게 하고, 직원들은 굳이 줄을 서서 대면보고를 하지 않고도 쉽고 빠르게 보고할 수 있게 해주는 것이지요.
김팀장님
문서를 생산해서 유통하고, 거기에서 가치를 만들어내려면 일단 자산이 모여야 합니다. 정보 보안도 비슷한 개념을 가지고 있죠. 보안을 하려면 막기만 하는 게 아니라, 우리가 무엇을 가지고 있는지 파악해야 합니다. 가치를 창출하는 것도 마찬가지입니다.
먼저 자산을 식별하고, 그 자산이 컨트롤 가능한 형태로 모여야 합니다. 모인 후에는 분석이 이루어지고, 분석된 결과가 사람들에게 전달되어야 합니다. 문서 중앙화를 알아보는 분들께는 이 점을 강조하고, 거창하게 설명해 주는 것도 중요합니다.
자산을 식별하는 일이 중요합니다. 식별 이후에는 그 자산이 어떻게 활용될 수 있는지 알아야 합니다. 결국, 다 돈이 되는 거죠. 추가적인 사업 기회도 생길 수 있습니다. 하지만 궁극적으로 우리가 가야 할 목적지가 무엇인지도 알려줘야 합니다. 현재는 LLM을 통한 에이전트형 시스템으로 나를 학습하고, 내가 올린 문서를 학습해서 나에 대해 이해하는 겁니다.
항상 알고 있는 게 아니라, 어딘가에 저장해놓는 거죠. 내가 만든 키워드나 문서의 형태를 저장해놓고, 제가 로그인하면 LLM이 중간에서 인터페이스 역할을 해주고, 필요한 문서를 추천해 주는 그런 형태가 되어야 할 겁니다. 그리고 그렇게 될 수 있을 것 같아요.
8. 문서중앙화 솔루션 만족도는 10점 만점의 몇 점일까요?
백팀장님
10점 만점에 저는 7점을 드리겠습니다. 7점을 드리는 이유는 앞으로 더 채우실 여지가 있다고 생각하고, 그 여지를 남겨두기 위해 7점을 드렸습니다. 기본 기능에 대해서는 굉장히 충실하다고 생각합니다. 하지만 고객이 보는 것은 화면이니까 관점을 이제 인터페이스 관점에서 고객의 눈높이에 맞추는 것이 필요할 것 같습니다.
김팀장님
제 만족도는 두 가지로 나눠볼 수 있어요. 본연의 기능, 즉 문서를 관리하고 처리하는 본연의 기능은 10점 만점에 9점입니다. 그 이유는 관련해서 장애를 겪은 적이 없고, 세팅이 완료된 후에는 신경 쓸 일이 없었기 때문입니다. 세팅 전에는 조금 걱정이 있었지만, 이후로는 문제없이 잘 작동했어요.
하지만 활용도는 7점입니다. 이유는 공유나 그런 것들은 잘 되고 있지만, 그것을 표현하는 방식이 조금 거친 면이 있습니다. 예를 들어, 부서별로 문서를 얼마나 생산하고 있는지 보고 싶었는데 그걸 볼 수가 없었어요. 그래서 저희가 별도로 시스템을 만들어서 시각화했죠. 그걸 바탕으로 부서 간 경쟁을 약간 부추기기도 했어요. "어느 본부는 자산화가 잘 되어 있는데, 어느 본부는 문서 업무가 없네요?"라고 소장님께 말씀드리면서, 경쟁을 유도했습니다. 왜 그런 말 있잖아요. 보이지 않으면 관리할 수 없어요. 그리고 최고 의사결정자, 즉 관리자가 보는 건 위로 올라갈수록 그래프를 봅니다.
사이버다임 문서중앙화 솔루션을 활용해 문서 기반을 다지고 업무 활용 플랫폼으로 잘 활용하고 계신 A 연구소에 다녀왔는데요.
사이버다임 ECM을 선택한 이유와 AI 결합해 활용하시는 현황에 대해 상세히 답변해 주셔서 저희도 더 발전할 수 있는 방향을 찾은 것 같습니다.
감사드립니다.
더 좋은 기능과 기술 지원으로 보답할 수 있는 사이버다임이 되겠습니다. 감사합니다 :)
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