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문서 보안 솔루션 ‘문서중앙화’란? - 개념부터 오해까지 한 번에

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1. 왜 지금 ‘문서 보안’이 중요해졌을까?

문서 보안은 예전부터 강조되어 왔습니다. 하지만 최근 디지털 업무 환경의 확산으로 인해, 통제 불가능한 여러 환경에서의 보안 위협이 늘어나며 문서 보안의 필요성이 더욱 중요해졌습니다.

· 디지털 전환으로 데이터 생산량 폭증

· 재택·하이브리드 근무로 통제되지 않는 업무 환경

· 내부자, 퇴사자에 의한 의도적·비의도적 유출 증가

문서 보안은 기업의 핵심 자산인 데이터를 어떻게 자산화하고, 주권을 확보할 것인가에 대한 전략적 접근이 필요합니다. 그리고 가장 강력한 대안이 바로 문서중앙화 솔루션입니다.

2. 문서중앙화 솔루션의 개념

문서중앙화 솔루션은 저장 경로를 단일화해 업무 중 발생하는 모든 데이터의 로컬 드라이브(개인 PC) 및 외부 매체로의 저장을 차단하고, 중앙 서버에서만 관리하는 시스템입니다.

(기업/부서 특성에 맞게 강제 중앙화 여부를 선택적으로 적용할 수 있습니다.)

· 문서는 중앙에서만 생성·저장 → 개인 PC에는 원본 문서가 남지 않음 → 접근·편집·반출은 권한과 정책에 따라 통제해 유출 방지 = 모든 문서를 회사가 확보하여 통제 및 관리

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💡 파일서버, 클라우드와의 차이점이 무엇인가요?

파일서버, 클라우드는 보안보다는 저장과 공유에 초점이 맞춰져 있으며, 사용자가 ‘올리고 싶은’ 파일만 업로드합니다. 즉, 업무 과정 중 생성되는 초안이나, 사용자가 업로드하지 않은 문서는 여전히 개인 PC에 남아 관리 사각지대에 놓입니다. 또한 문서의 통제나 세밀한 보안 정책 설정에 한계가 있습니다. 반면 문서중앙화는 모든 산출물이 서버에 저장되기 때문에 생성부터 사용, 공유, 폐기까지 전 과정을 통제하며 보안 정책에 따라 관리됩니다.

💡 DRM, DLP 등 기존 문서 보안 방식과의 차이점이 무엇인가요?

DRM, DLP가 개인 PC에 저장된 문서를 보호하는 방식이라면, 문서중앙화는 모든 문서를 중앙 서버에서 관리해 생성부터 활용까지 전 과정을 통제하는 방식입니다. 권한 제어와 유출 경로 통제는 물론 삭제, 훼손으로 인한 문서 유실까지 방지할 수 있습니다.

3. 문서중앙화가 해결하는 기업의 문제

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✅ 흩어진 문서를 관리 가능한 자산으로

직원의 퇴사나 부서 이동 시 별도의 인수인계 절차가 필요 없습니다. 모든 업무 히스토리와 산출물이 서버에 보존되어 기업의 자산으로 활용됩니다.

✅ 내부자·퇴사자에 의한 문서 유출 차단

모든 문서는 부서, 직급 등 권한에 따라 활용되며 모든 문서의 위치, 변경 이력, 공유 이력이 명확하게 기록됩니다.

✅ 삭제, 수정으로 인한 문서 유실 방지

덮어쓰기나 실수로 인한 삭제 시에도 이전 버전으로 복구하거나 휴지통에서 찾을 수 있어 업무 연속성이 보장됩니다.

✅ 더욱 빠르고 쉬워지는 협업

외부로 문서를 유출하지 않아도 언제, 어디서나 로그인만으로 서버 문서를 활용합니다. URL을 통해 문서를 공유해 내외부 간 안전하고 신속한 협업이 가능합니다.

4. 문서중앙화에 대한 대표적인 오해

문서중앙화 도입을 검토할 때 가장 많이 나오는 오해와 질문들을 짚어보겠습니다!

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“모든 파일을 중앙화해야 한다”

💡 모든 파일을 중앙화할 필요는 없습니다. 중앙화할 대상은 업무 특성과 보안 등급에 따라 모든 문서를 중앙화할 수도 있고, 업무용(PPT, WORD, EXCEL) 문서만 중앙화하거나 설계도면(CAD) 문서 등을 포함하는 등 관리자가 자유롭게 설정할 수 있습니다.

“보안 솔루션을 도입하면 업무가 불편해진다”

💡 윈도우 탐색기 인터페이스를 그대로 사용하기 때문에, 기존과 동일한 환경에서 업무할 수 있습니다. 오히려 문서 검색 시간이 단축되고, 여러 버전을 저장하고 공유해 생기는 충돌과 요청 시간 등 낭비되는 시간이 사라져 업무 효율이 높아집니다.

“다른 솔루션보다 보안이 약하다”

💡 문서중앙화는 다른 보안 솔루션이 개인 PC에 저장된 문서만을 보호하는 방식을 보완하고, 그것들이 가진 보안 기능을 강화하며, 유실 방지까지 가능한 솔루션입니다. 문서중앙화 솔루션을 통해 중복 투자 비용을 줄이면서도 보안과 함께 협업까지 강화할 수 있습니다. (기존 솔루션과의 연동도 가능합니다.)

“중소·중견기업에는 과한 솔루션이다”

💡 오히려 보안 인력이 부족한 기업일수록 필요합니다. 문서 유출 사고는 사람에 의해 발생하기 때문에, 이를 사전에 통제하고 이력을 확인할 수 있는 시스템이 더욱 필요합니다. 문서중앙화 솔루션이 보안 담당자 대신 기업의 보안을 책임질 뿐만 아니라, 사이버다임의 기술지원센터를 통해 전문적인 IT 지원을 받을 수 있습니다.

5. 문서중앙화 솔루션, 왜 ‘사이버다임’을 선택할까?

✅ 29년 업력, 문서중앙화에 집중해온 전문성

사이버다임은 문서 보안이라는 한 분야를 29년간 전문적으로 연구개발한 기술력을 가지고 있습니다.

✅ 업계 최고 수준의 레퍼런스와 산업별 노하우

금융, 공공, 제조, 연구기관 등 다양한 산업에서 검증된 구축 경험과 노하우를 보유하고 있습니다.

✅ 기업 환경에 맞춘 유연한 도입 방식

기업 규모, 예산, 보안 정책에 따라 현실적인 선택이 가능합니다.