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최근 업무의 디지털 전환으로 인해, 시간과 장소에 상관없이 업무를 볼 수 있는 ‘스마트워크’를 도입하는 기업이 늘고 있습니다.
스마트워크의 일환으로 종이 문서 대신 전자 문서를 사용하는 ‘페이퍼리스’ 문화도 증가하고 있습니다.
그렇다면, 어떻게 해야 효율적으로 스마트워크 업무 환경을 구축할 수 있을까요?
사이버다임과 함께 기업의 디지털 전환을 위한 전략에 대해 알아보세요.
많은 기업이 스마트워크를 클라우드 스토리지, 업무 메신저 도입으로만 생각합니다. 하지만 실제 생산성을 좌우하는 건 기업 내 모든 문서를 관리할 수 있는 프로세스입니다.
종이 문서 뿐만 아니라, 텍스트, 이미지, 영상 파일 등 기업의 비정형 데이터가 늘어나면 관리의 복잡성도 커집니다.
다양한 문서가 개인의 PC, USB, 클라우드 스토리지 등 여러 곳에 흩어져 있고, 업로드/다운로드하거나 공유하는 과정에서 불필요한 시간이 소요되어 오히려 협업이 비효율적으로 변합니다.
그렇기 때문에 스마트워크를 제대로 실현하기 위해서는 종이 문서를 디지털화해 하나로 모으고, 수집된 데이터를 중앙에서 관리하고 활용할 수 있는 체계를 갖추는 것이 가장 중요합니다.
💡 “문서중앙화 솔루션을 사용하면 스마트워크 환경 구축이 쉬워집니다.”
문서중앙화는 업무 중 생성되는 모든 문서를 중앙 서버에 자동 저장·관리하는 솔루션입니다.
문서를 한 곳에서 모아 체계적으로 관리하고, 언제 어디서나 서버에 접속해 협업할 수 있어, 스마트워크를 효율적으로 실현할 수 있습니다.
특장점 1. 중앙 저장소에 수집된 콘텐츠를 관리하고 활용합니다.
✅ 표준화된 문서 분류: 부서/프로젝트/연도/문서 유형 등 우리 회사만의 공통 폴더 체계를 만들어 손쉽게 관리합니다.
✅ 통합 검색 : 문서 유형, 본문 내용, 등록자, 파일 형식 등 다양한 옵션을 제공하는 검색 기능을 통해 원하는 문서를 쉽게 찾아 활용합니다.
✅ 자동 버전 저장 : 문서 수정 시 수정 내역이 이전 버전으로 자동 저장되고, 문서는 최신 버전으로 업데이트됩니다. 항상 최신 수정사항이 반영된 문서를 활용할 수 있습니다.
✅ 다양한 접속 환경 : 웹, 모바일, 에이전트를 통해 회의실 뿐만 아니라 외근/출장지에서도 로그인만으로 문서를 활용할 수 있어, 재택근무 또는 지정 좌석 없는 스마트워크 업무 환경에서 적용합니다.
➡️ 문서중앙화 중앙 서버에 저장된 문서를 장소와 시간에 관계없이 손쉽게 찾고 활용할 수 있습니다.
특장점 2. 내부 직원, 외부 협력사와 디지털 환경에서 간편하게 협업합니다.
✅ 외부 공유 폴더 : 정기적 또는 장기간으로 협업하는 협력사에 서버 내 폴더를 공유할 수 있습니다. 폴더를 공유 받은 협력사는 매체 제어 여부, 수정 가능 여부 등 보안 설정에 따라 에이전트를 설치하거나 웹을 통해 폴더 문서를 열람하고, 업로드하고, 수정할 수 있습니다. 초기에 설정된 공유 기간이 지나면 외부 사용자의 접속이 차단되기 때문에, 유출 위험 없는 안전한 협업이 가능합니다.
✅ URL문서 공유 : 원본이 아닌 URL을 통해 문서를 공유해 용량과 속도 제한 없이 빠른 공유가 가능합니다. 임직원 간에는 서버 내 문서로 이동하는 ‘내부 URL’을 공유하고, 외부 협력사에는 다운로드, 비밀번호, 기간 설정이 가능한 다운로드용 ‘외부 URL’을 공유합니다.
➡️문서중앙화 솔루션 기능을 활용한 공유를 통해, 협업에 소요되는 불필요한 시간을 줄이고 간편하고 안전하게 공유할 수 있습니다.
스마트워크 환경을 위한 지름길, 문서중앙화 솔루션에 대해 더 자세히 알아보세요!
🔍 저장 위치 단일화 : 중앙화 정책을 통해 개인 PC에서 생성되는 모든 문서는 중앙 서버에만 저장하도록 설정할 수 있어, 분산 저장되던 문서가 중앙 서버 한 곳에 수집됩니다.
🔍 종이 문서 전자화 : 복합기나 팩스로 수신받은 각종 계약 문서, 공문 등을 디지털 자료로 변환하여 중앙 서버에 저장하여 종이 문서 없는 페이퍼리스 환경을 만들 수 있습니다.
🔍 시스템 연동을 통한 통합 콘텐츠 관리 : 협업 솔루션, 결재 프로그램 등 여러 업무 시스템과 연동하면 다양한 프로그램에 분산된 데이터를 하나의 통합 저장소에서 관리하고 활용할 수 있습니다.
이처럼, 문서중앙화 솔루션을 사용한다면 기업 내 모든 문서를 언제, 어디서나 관리하고 활용할 수 있는 ‘진짜 스마트워크 환경’을 만들 수 있습니다.
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문서중앙화를 통한 스마트워크 환경 기업에서 생산되는 모든 문서를 중앙 서버 한 곳에 저장 👉 중앙 서버에 저장된 문서를 장소와 시간에 관계없이 활용 👉 문서중앙화 솔루션 기능을 통해 간편하게 공유 |
페이퍼리스 전환과 스마트워크 환경 도입을 고민 중이라면, 지금이 바로 문서중앙화 솔루션을 도입할 때입니다. 문서중앙화 솔루션으로 효율적인 디지털 업무 환경을 만들어 보세요.
