DRM, DLP, 문서중앙화 솔루션은 기업 데이터를 보호할 수 있는 대표적인 정보 보안 솔루션입니다.

 

기업들은 데이터 보호를 위해 다양한 솔루션을 도입하지만, 어떤 것이 적합한지 고민하는 경우가 많습니다. 
오늘은 고민하고 계신 분들이 보다 쉽게 선택하실 수 있도록, DRM, DLP, 문서중앙화 솔루션에 대해 설명드리고자 합니다.

 

특히, DRM과 DLP의 한계점을 보완하고, 더 강력한 장점을 가졌다고 알려진 '문서중앙화 솔루션'이 어떤 특징을 가지고 있는지,
왜 문서중앙화를 선택하는지에 대해 주요 기능과 함께 자세히 설명드리도록 하겠습니다!

 

 

우선, DRM, DLP, 문서중앙화 솔루션은 모두 정보 보안을 목표로 하지만, 각각 다른 방식으로 작동합니다.

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· DRM (Digital Rights Management)

DRM은 개인 PC에 저장된 디지털 콘텐츠의 사용 권한을 관리하고 보호하는 기술입니다.

개별 데이터를 생성하고 저장하는 시점에 실시간으로 암호화하여 권한이 없는 사용자가 파일을 열거나 수정할 수 없도록 접근 범위를 제어합니다. 이를 통해 불법 복제나 배포를 방지합니다.

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다만, 구축 시 타 솔루션에 비해 비용이 높고, 운영 체제 업그레이드에 따른 호환성 이슈로 업데이트에 따른 추가 비용이 발생하는 경우가 많아 비용적 부담이 존재합니다. 또한, 암호화 · 복호화를 위한 시간이 소요되어 업무 부담이 증가합니다.

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· DLP (Data Loss Prevention)

DLP는 개인 PC에 저장된 기업의 데이터가 유출되는 것을 방지하는 솔루션입니다.

데이터의 이동 경로를 모니터링하고, 정책에 위반되는 행동을 차단하여 정보 유출을 예방합니다.

유출되었을 경우, 문서 사용 이력을 추적할 수 있어 경로를 확인해 증거 자료로 제출할 수도 있습니다. 

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하지만, 네트워크 우회나 하드디스크 이동, DLP 시스템 미실행 등 우회적인 방법을 통한 문서 유출이 가능하고, 유출되었을 경우 유출된 문서를 보호할 수 없다는 단점이 존재합니다.

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· 문서중앙화 솔루션

문서중앙화는 기업의 모든 문서를 개인 PC가 아닌 중앙 서버에 저장해 자산화하고, 활용하는 솔루션입니다.

문서와 폴더에 대한 접근 권한 설정부터 이력 모니터링, 삭제되거나 훼손된 문서의 복구까지 가능해 문서의 유출 및 유실을 방지합니다.

 

 

많은 정보 보안 솔루션 중에서, 기업들은 왜 문서중앙화 솔루션을 선택했을까요?

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문서중앙화 솔루션은 DRM과 DLP의 한계점을 보완해 문서 보안 기능을 강화했을 뿐만 아니라, 자산화 및 협업까지 가능하기 때문입니다.

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DRM, DLP는 개인 PC에 저장된 문서를 보호하는 방식이기 때문에 기업의 문서를 한 곳에서 관리할 수 없고, 보안이 취약할 수 있습니다.

하지만 문서중앙화 솔루션은 중앙 서버에 모든 문서를 통합 저장하기 때문에 기업의 모든 문서를 자산화해 관리할 수 있고,

외부 공유 제어 등으로 유출과 유실을 막을 수 있습니다. 또한, 자산화된 문서는 언제, 어디서나 활용할 수 있어 원활한 협업이 가능해집니다.

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즉, DRM과 DLP를 별도로 도입해서 생기는 비용 중복 문제 없이, 문서중앙화 솔루션 하나로 문서 자산화부터 보안, 협업까지 가능해집니다.

문서중앙화 솔루션의 보안 기능인 문서 유출 방지&유실 방지 기능과 자산화&협업 기능에 대해 자세히 설명드리겠습니다!

 

 

문서중앙화 솔루션의 유출 방지 기능

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✅ 세세한 사용자/부서별 접근 권한 설정

폴더 및 문서에 대해 목록 보기, 읽기, 수정, 삭제의 접근 권한을 설정해 제어합니다.

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✅ 외부 URL로 안전한 문서 공유

비밀번호, 다운로드 기간, 횟수 설정이 가능한 문서 URL 링크를 통해 외부 협력사와 안전하게 공유합니다.

*TIP. 문서별로 외부 공유가 불가능하도록 설정할 수도 있습니다.

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✅ 매체별 저장 · 첨부 제어

문서 저장 시점에 USB, 외장하드 등 외부 매체의 저장을 제어합니다. 메일과 메신저에 파일을 첨부할 수 없도록 설정할 수 있습니다.

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✅ 파일 반출 승인 프로세스

주요 파일의 경우, 반출 요청 프로세스를 설정하면 반출 요청 시 반출처, 반출기간, 사유를 적고 상급자는 이를 승인하거나 반려할 수 있습니다.
 

 

문서중앙화 솔루션의 유실 방지 기능

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✅ 문서 활용 이력 추적

조회, 수정, 다운로드 등의 사용자 이력 및 IP를 추적할 수 있어, 문서 조회하고 수정한 사람을 확인할 수 있습니다.

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✅ 작업 내역 자동 기록

모든 문서의 수정 내용을 버전별로 저장하기 때문에 이전 버전에서 수정 전 문서를 확인하고, 필요 시 복구할 수 있습니다.

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✅ 삭제된 문서 확인 · 복구

문서 삭제 시, 관리자만이 최종적으로 삭제 가능한 휴지통으로 이동하기 때문에 삭제된 문서를 확인하고 복구할 수 있습니다.
 

 

문서중앙화 솔루션의 자산화 & 협업 기능

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✅ 빠르고 정확한 통합 검색

중앙 서버 내에 저장된 모든 문서를 범주(폴더/문서), 태그, 등록자, 파일 형식, 용량 등 다양한 검색 옵션을 통해 빠르고 손쉽게 찾을 수 있습니다.

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✅ 내부 URL로 최신 문서 활용

내부 URL을 통해 문서를 공유하면, 서버에 위치한 문서로 이동하기 때문에 불필요한 문서 공유 절차가 사라지고, 수정 즉시 서버에 반영됩니다.

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✅ 언제, 어디서나 자유로운 활용

모바일 앱, 웹, 에이전트 등 다양한 방식을 통해 중앙 서버에 접속할 수 있어, 로그인만으로 언제, 어디서나 문서를 활용합니다.
 

 

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