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문서중앙화 솔루션으로 중앙화된 문서 관리, 자동 버전 관리, 손쉽고 빠른 대용량 파일 공유로 ‘안전하고 빠른 협업’을 경험하세요.
문서 작업을 하다 보면 어느 순간, "이 파일, 용량이 너무 커서 메일로 안 보내지는데?"하는 상황을 마주합니다.
결국 메신저, 클라우드, USB 등 다양한 방식으로 우회해 공유하지만, 이 과정에서 발생하는 보안 문제는 늘 골칫거리죠.
특히 여러 부서가 협업해야 하거나 외부 파트너와 자료를 주고받아야 하는 상황이라면, 문서 공유의 '속도'와 '보안'은 업무 효율을 좌우하는 요소가 됩니다.
오늘은 문서중앙화 솔루션으로 ‘진짜’ 일잘러처럼 일하는 방법을 알려드리겠습니다.
일 잘하는 방법, 사이버다임 문서중앙화 솔루션
일잘러의 협업 TIP 1. 부서/프로젝트 폴더, 통합 검색으로 효율적인 협업
"업무 자료, 매번 이메일로 요청하느라 시간 낭비하지 마세요."
문서중앙화 솔루션에서는 문서가 사용자의 PC가 아닌 중앙 서버에 저장됩니다. 이렇게 저장된 모든 문서는 회사에서 정한 분류 체계에 따라 관리하고, 손쉽게 찾을 수 있습니다.
1) 공용 폴더, 부서별 폴더, 프로젝트 폴더를 생성해 관리합니다. 로그인만 하면 장소 불문 서버 문서를 열람할 수 있습니다. (*윈도우탐색기/웹 환경 제공)
2) 필요한 자료가 있을 경우, 본문 내용, 등록자, 파일 형식 등 다양한 상세 검색 옵션을 활용해 쉽고 빠르게 자료를 찾을 수 있습니다.
📌 이런 업무에 적합합니다.
· 프로젝트 단위 부서 : TF, 신제품 개발, 캠페인 실행 업무 관리
· 교육 업무 : 신입 사원 교육 자료, 인수인계용 문서 통합 관리
· 법무/인사/총무팀 : 계약서, 인증서, 규정 문서 등 체계적인 관리
· 기획/마케팅팀 : 기획안, 시안, 성과 리포트 등 반복 활용 문서 관리
→ 업무별 문서를 누가 관리하고, 어디서 볼 수 있는지 체계화할 때
일잘러의 협업 TIP 2. 버전 충돌 없는 문서 작업
"'최종 파일이 어떤 거지?' 더는 묻지 마세요."
문서중앙화 솔루션에서는 문서가 중앙 서버에서 직접 실행되기 때문에, 수정할 때마다 문서를 여러 버전으로 저장할 필요가 없습니다.
1) 문서를 열면 실시간으로 서버 내 문서를 활용하게 되며, 수정 시 자동으로 버전이 관리됩니다.
2) 편집 중인 문서는 잠금 처리되며 누가, 언제부터 편집하고 있는지 상태가 표시됩니다. 다른 사용자는 읽기 모드로 문서를 활용해 동시 수정 충돌을 방지합니다.
📌 이런 업무에 적합합니다.
· 기획/마케팅팀 : 기획안, 제안서, 보도자료 등 버전 관리가 필요한 문서 작성
· 영업팀 : 견적서, 제안서, 계약서 등 협업 및 검토가 필요한 문서 작성
· 품질관리/생산팀 : 프로세스 리포트 등 지속적 업데이트가 필요한 문서 작성
→ 복수의 구성원이 같은 파일을 여러 차례 오가는 작업에 적합
일잘러의 협업 TIP 3. 대용량 파일도 URL로 간편 공유
"클라우드 링크? 메신저 전송? 이제는 솔루션 안에서 해결하세요."
문서중앙화 솔루션에서는 URL 기반의 문서 유통을 통해 내/외부에 대용량 파일을 손쉽게 공유할 수 있습니다. 메일 첨부가 안 되는 50MB 이상의 영상, 디자인 원본 파일, 고해상도 PDF 등을 링크로 공유하기 때문에 속도와 용량의 제한을 받지 않습니다.
1) 내부와 협업할 때는 내부 공유 URL을 생성해 엑셀 또는 메신저로 공유하세요. 클릭 시 서버 내 폴더/문서로 이동해, 즉시 편집이 가능합니다.
2) 외부에 공유할 때에는 외부 공유 URL을 생성하세요. 다운로드가 가능한 링크로 전송되기 때문에 사용자는 클릭 한 번만으로 문서를 다운로드합니다.
📌 이런 업무에 적합합니다.
· 디자인팀 : 외주 업체에 시안, 고용량 이미지 및 원본 전달
· R&D팀 : 협력사에 실험 결과, 시뮬레이션 데이터 공유
· 법무팀 : 외부 자문사에 계약 초안, 검토 문서 제공
→ 파일 크기가 크고 민감한 자료를 외부에 전달할 때 유용
협업에도 전략이 필요합니다
협업이 많은 기업일수록, 자료 공유는 ‘빠르게’ 되면서도 ‘관리 가능’해야 합니다.
문서중앙화 솔루션은 단순한 저장 시스템이 아니라, 문서 기반 협업의 프로세스를 설계해주는 솔루션입니다.
· 체계화된 문서 저장 공간
· 자동으로 버전이 관리되는 문서 편집 환경
· 대용량 파일도 손쉽게 공유 가능한 URL 기반 전송 기능
이 세 가지만 잘 활용해도, 협업 스트레스를 절반으로 줄일 수 있습니다. 효율적인 협업을 시작하고 싶다면, 문서중앙화 솔루션을 도입해 보세요.
🔍 업무 환경이 어떻게 변화할지 궁금하다면?
문서중앙화 솔루션으로 그룹웨어의 단점을 개선하고, 7개 그룹사에 스마트한 협업 환경을 구축한 ‘신한금융그룹’의 인터뷰를 확인해 보세요!
→ https://cyberdigm.co.kr/interview/451
